Как Яндекс Go для бизнеса помог S7 Group ускорить отчётность по корпоративным поездкам в 40 раз

S7 Group — один из крупнейших российских авиационных холдингов с высоким уровнем корпоративной мобильности.

• Совершают около 7 000 деловых поездок ежегодно.
• Пользуются корпоративным такси для передвижений между представительствами в Москве и регионах.
• Управляют распределёнными подразделениями в Москве и регионах, что требует регулярных командировок.
• Активно внедряют цифровые ИТ-сервисы.

Проблема

Администрирование деловых поездок создавало для компании высокие скрытые издержки. Отчёты за командировки и корпоративное такси напоминали бюрократический квест: сбор бумажных чеков, подтверждение маршрутов и проверка квитанций бухгалтерией отнимали до 30 минут рабочего времени на каждую поездку. Избыточный контроль и бумажная волокита снижали операционную гибкость, ухудшали лояльность персонала и отвлекали экспертов от их  задач.

Решение

Компания S7 Group решила изменить процесс оформления деловых поездок и подключилась к сервису Яндекс Go для бизнеса.

• Сервис протестировали на управляющей компании, а после получения положительной обратной связи масштабировали на весь холдинг.
• Теперь благодаря сервису автоматически формируются закрывающие документы и удобно сравнивать расходы в реальном времени. Руководители моментально видят перерасходы, скачивают готовые дашборды и оперативно оптимизируют бюджет.
• Дополнительно в рамках одного договора компания подключила сервис Доставку для бизнеса, избавив юристов от лишних согласований с новыми подрядчиками.

Результаты

Тревел-менеджеры больше не тратят 30 минут в день на оформление одной поездки, сотрудники не собирают бумажные чеки и скриншоты заказов, бухгалтерия не оформляет отчёты вручную, а руководство видит прозрачную аналитику расходов.

Благодаря инструментам Яндекс Go для бизнеса менеджеры отсекают лишние траты ещё на этапе заказа и помогают S7 оптимизировать бюджет через гибкую настройку лимитов. В сервис также можно заранее загрузить актуальную информацию о каждом сотруднике — такой подход устраняет человеческий фактор при заполнении документов и защищает бизнес от налоговых ошибок.

Кейс S7 Group показывает, что внедрение Яндекс Go для бизнеса в крупном авиахолдинге ускоряет оформление поездок в 40 раз и повышает эффективность команды на 30%.

Мы провели сравнительный анализ затрат времени при самостоятельном планировании поездок и при работе через Яндекс Go для бизнеса. Выяснилось, что оформление корпоративного такси, обработка документов бухгалтерией и дальнейшая работа архива ускорились в 40 раз. Сотрудники больше не тратят время на ручной сбор чеков и больше фокусируются на профильных задачах и ключевых проектах, которые приносят прибыль компании

Светлана Стихно

Руководитель группы внедрения и развития департамента развития ИТ-сервисов управления S7 Group

Управление корпоративными поездками

Если ваши сотрудники часто отправляются в командировки, а бухгалтерия тратит часы на проверку авансовых отчётов, воспользуйтесь решениями для корпоративных поездок от Яндекс Go для бизнеса. С ними вы сможете:

• Сократить скрытые административные издержки и сэкономить рабочее время команды.
• Установить прозрачные лимиты и правила прямо в системе, обеспечив 100% целевое использование бюджета.
• Укрепить HR-бренд и лояльность сотрудников, а также избавить их от «бюрократического стресса».

Процесс автоматизации поездок простой: