Командировка иностранного работника: как проверить статус, регион и документы

Быстрый ответ

Командировка иностранного сотрудника разрешена, когда его статус дает право работать в месте назначения. Для ВНЖ и граждан ЕАЭС обычно применяют общий порядок. Для патента, разрешения на работу и РВП нужны отдельные проверки по региону, должности и сроку.

Паспорт поездки

Перед приказом соберите короткую карточку проверки. В ней должны быть данные, которые влияют на право выполнять работу вне обычного города.

Заполните семь строк:

1. ФИО, гражданство и подразделение.
2. Статус в России: временное пребывание, РВП или ВНЖ.
3. Рабочее основание: патент на работу, разрешение на работу, вид на жительство, гражданство ЕАЭС.
4. Регион документа.
5. Город, адрес и цель поездки.
6. Должность в договоре и в разрешительном документе.
7. Даты работы, даты дороги, принимающая сторона и жилье.

Такой паспорт особенно полезен, когда иностранный гражданин в командировке едет в филиал, к подрядчику или на объект клиента. Внутри компании сразу видно, кто отвечает за правовую проверку, кто покупает билеты, кто собирает подтверждение проживания.

Статус сотрудника

Командировка иностранца зависит от его режима пребывания в России. Один и тот же маршрут может быть безопасным для работника с видом на жительство и рискованным для человека с патентом из другого субъекта РФ.

Временно пребывающий сотрудник обычно работает по патенту или по разрешению. Для него регион указан в рабочем документе, поэтому город назначения проверяют первым.

Временно проживающий сотрудник имеет разрешение на временное проживание. РВП связано с субъектом РФ, а работа за его пределами допускается в специальных случаях.

Постоянно проживающий сотрудник имеет ВНЖ. Внутрироссийские командировки для него оформляют по трудовым правилам компании, без отдельного патента или разрешения.

Высококвалифицированный специалист требует отдельной проверки. Для ВКС важно, какой документ у него на руках: ВНЖ, РВП или разрешение.

Граждане ЕАЭС из Беларуси, Казахстана, Армении и Кыргызстана работают в России по международному режиму. Работодатель не оформляет для них патент, но контролирует трудовой договор, адрес пребывания и документы после поездки.

Работник с ВНЖ

Вид на жительство дает самый простой порядок проверки. Сотрудника можно отправить в другой город по общему командировочному порядку: приказ, аванс, билеты, проживание, табель, отчет.

Проверьте три вещи:

• срок действия ВНЖ;
• город и адрес проживания в поездке;
• обязанность по миграционному учету.

Пример: сотрудник с ВНЖ работает в Екатеринбурге и едет на два дня в офис клиента в Самару. Кадровик готовит приказ, бухгалтерия оплачивает дорогу и гостиницу. Отель сам передает уведомление о прибытии, а компания хранит бронь и чек вместе с авансовым отчетом.

Граждане ЕАЭС

Граждане ЕАЭС могут ездить в служебные поездки по России без патента и разрешения. Работодатель оформляет обычную командировку по ТК РФ и дополнительно контролирует адрес пребывания.

Рабочий набор документов:

• приказ о направлении;
• билеты и проживание;
• аванс или корпоративная оплата;
• табель;
• авансовый отчет;
• подтверждение постановки на учет, если она требовалась.

Пример: гражданин Армении из московского отдела едет на 12 дней в Санкт-Петербург внедрять рабочий процесс в филиале. Компания оформляет командировку, оплачивает дорогу и заранее уточняет, подаст ли гостиница уведомление в МВД.

Патент

Документ действует в конкретном субъекте РФ. Если сотрудник с патентом едет работать в другой регион, до начала поручения ему нужен дополнительный патент.

В патентном сценарии кадровик начинает с региональной проверки:

• где выдан текущий патент;
• совпадает ли субъект РФ с местом выполнения поручения;
• нужен ли новый документ для города поездки;
• совпадает ли фактическая работа с профессией, если она указана в патенте.

Пример: у сотрудника патент Москвы, а командировка по России запланирована в Казань. Для работы в Татарстане нужен отдельный патент. Приказ и билеты готовят после подтверждения, что документ оформлен и действует на даты поездки.

Патент оформляет сам иностранный гражданин лично или через уполномоченную организацию. Работодатель хранит копию, проверяет платежи и допускает сотрудника к поручению в другом субъекте только после проверки документа.

Разрешение на работу

Для временно пребывающего сотрудника с разрешением на работу проверяют регион, профессию и календарный лимит. Приказ Минздравсоцразвития № 564н допускает работу вне региона разрешения по отдельным профессиям и должностям.

Обычная командировка по разрешению укладывается в 10 календарных дней за период действия документа. Если трудовая функция имеет разъездной характер и такое условие заранее записано в договоре, ориентир увеличивается до 60 календарных дней.

Кадровая проверка выглядит так:

Цель в приказе лучше писать через действие: "провести техническую приемку линии", "настроить оборудование у клиента", "проверить складской учет в филиале". Такие формулировки связывают маршрут с работой по должности.

Сотрудник с РВП

Разрешение на временное проживание привязано к субъекту РФ. Для поездки в другой регион проверяют должность из перечня Приказа № 564н и считают календарные дни за 12 месяцев.

Ориентиры по срокам:

• до 40 календарных дней за 12 месяцев для служебных командировок;
• до 90 календарных дней за 12 месяцев при разъездной работе, закрепленной в договоре.

Лучше вести отдельный реестр поездок по РВП. В таблице достаточно пяти колонок: номер приказа, город, дата выезда, дата возвращения, число календарных дней. Реестр нужен до покупки билета: он показывает остаток лимита.

Пример: сотрудник с РВП в Краснодарском крае уже ездил на 18 дней в Ростов-на-Дону и на 7 дней в Волгоград. Перед новой поездкой на 20 дней кадровик видит суммарные 45 дней. Поездку нужно менять: сокращать срок, делить задачу с другим сотрудником или искать иной законный режим.

Высококвалифицированный специалист

Высококвалифицированный специалист проверяется по типу документа. ВКС с ВНЖ едет по общему командировочному порядку. ВКС с разрешением или РВП требует контроля специального срока.

В практике для ВКС с разрешением или РВП используют ориентир 30 календарных дней ежегодно при служебной поездке. При разъездной работе лимит может сниматься, если такой характер работы прямо зафиксирован в трудовом договоре и соответствует фактическим задачам.

Пример: ВКС внедряет IT-систему у клиента в Новосибирске 20 дней. До поездки компания проверяет документ ВКС, регион его действия, договор, срок и адрес проживания. После возвращения бухгалтерия закрывает расходы, а HR обновляет реестр дней.

Документы работодателя

После миграционной проверки оформляют обычный командировочный комплект. Для иностранного работника в комплект полезно добавить страницу с результатом проверки статуса.

Минимальный набор:

1. Паспорт проверки статуса и региона.
2. Приказ о направлении в командировку.
3. Заявка на билеты и проживание.
4. Аванс или корпоративная оплата.
5. Табель.
6. Авансовый отчет.
7. Подтверждение проживания и миграционного учета, если оно оформлялось.

В приказе указывают ФИО, должность, подразделение, город, даты, цель и основание. Если сотрудник едет по разрешению или РВП, используйте ту же должность, что стоит в рабочем документе и договоре.

Миграционный учет

Миграционный учет в поездке оформляет принимающая сторона. Работодатель заранее выясняет, кто подаст уведомление о прибытии: гостиница, арендодатель, филиал, подрядчик или сама компания.

Порядок зависит от жилья:

• гостиница обычно сама отправляет уведомление после заселения;
• при квартире или апартаментах обязанность переходит к принимающему лицу;
• если жилье организует филиал, назначьте ответственного внутри филиала;
• короткое пребывание до семи рабочих дней часто проходит без новой постановки;
• для ВКС действуют специальные сроки учета.

Храните в папке поездки адрес проживания, бронь, чек, контакт принимающей стороны и подтверждение уведомления, если оно есть. Эти файлы пригодятся при проверке и при споре о фактических датах пребывания.

Штрафы

Самый дорогой риск — работа в субъекте РФ, на который не распространяется документ сотрудника. По КоАП РФ 18.15 компании грозит штраф, а в отдельных случаях административное приостановление деятельности.

Что приводит к санкциям:

• сотрудник с патентом начал работу в другом регионе без нового патента;
• должность в разрешении не совпала с поручением;
• поездка по РВП вышла за лимит;
• разъездной характер появился в договоре после маршрута;
• принимающая сторона не выполнила обязанность по учету;
• HR не сохранил документы проверки.

Размер штрафа для компании может доходить до 800 000 рублей. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница выше — до 1 000 000 рублей. Для иностранного работника возможны отдельный штраф и выдворение.

Рабочие ошибки

Большинство нарушений рождается до приказа. Компания видит служебную задачу и привычный маршрут, а миграционный статус проверяет уже после бронирования.

Главное

• Командировка иностранного работника требует проверки статуса, региона, должности, срока и учета по месту пребывания.
• Для ВНЖ и граждан ЕАЭС маршрут обычно оформляют по общему порядку.
• Для патента нужен субъект РФ, где сотрудник будет выполнять поручение.
• Для разрешения на работу и РВП смотрят перечень Приказа № 564н и календарные лимиты.
• Для ВКС проверяют тип документа и условия трудового договора.
• Миграционный учет лучше согласовать до заселения.
• Билеты покупают после правовой проверки, иначе поездку придется отменять или менять.

Частые вопросы