Как заполнять авансовый отчёт

9 сентября 2025

Если перед командировкой работодатель перечислил вам деньги на расходы или вы тратили свои средства, после возвращения надо сдать авансовый отчёт. Тогда вам компенсируют траты и не скажут, что вы использовали деньги нецелесообразно. Рассказываем в этой статье, что такое авансовый отчёт, как его составлять и какие документы нужно приложить.

Авансовый отчёт по командировке: требования и образец

Авансовый отчёт — важный документ бухгалтерского учёта. С ним компания может учитывать траты, а сотрудник — получить компенсацию за командировочные расходы.

Какой образец использовать для авансового отчёта

В законе нет конкретного шаблона авансового отчёта. Компании могут разработать свои стандарты оформления, поэтому после командировки обратитесь к сотрудникам бухгалтерского отдела и спросите, есть ли согласованная форма документа.

Если нет, скачайте и заполните унифицированную форму. Не будет лишним обратиться в бухгалтерию и уточнить, достаточно ли данных, которые есть в шаблоне. Возможно, вам дадут подробную инструкцию, попросят добавить дополнительные строки, например номера телефонов администрации гостиницы или службы такси.

Если вы работаете в бюджетной организации, то самостоятельно форму отчёта придумывать нельзя, нужно воспользоваться утверждённым шаблоном. Менять его тоже запрещено, но обычно в этом нет необходимости, так как в бланке есть все поля.

Какие поля нужно заполнить в отчёте

Если в компании нет согласованной структуры отчёта и вы составляете всё с нуля, обязательно добавьте в документ блоки:

название документа;
дата составления документа;
название компании, в которой вы работаете и которая отправляла вас в командировку;
название структурного подразделения, в котором вы работаете;
ваши Ф. И. О. и должность;
валюта, в которой вы отчитываетесь;
размер аванса;
израсходованные средства — не пишите всю сумму целиком, а укажите каждую трату в таком формате: дата, кому и за что заплачено, сколько и в какой валюте.

Оставьте строки для подписи: вашей, вашего руководителя, бухгалтера-кассира и бухгалтера.

Чтобы не собирать все документы и чеки, порекомендуйте работодателю сервис Яндекс Командировки — с ним и вы, и тревел-менеджер сможете легко купить билеты и забронировать гостиницу для командировки, а бухгалтер будет видеть расходы в режиме реального времени без чеков и квитанций.

Подключить

Как правильно оформить отчёт

Отчёт заполняют и командированный сотрудник, и специалист бухгалтерии. Графы сотрудника находятся на втором листе — это строки с самими тратами. Впишите дату, кому, за что и по какому документу вы заплатили, какую сумму потратили и в какой валюте. Графы, которые касаются учёта и бухгалтерской записи, трогать не надо. Расходы вписывайте в хронологическом порядке.

В графе про подтверждающие документы указывайте правильные названия. Подтвердить траты можно с помощью чека, маршрутной квитанции, посадочного талона, договора об аренде квартиры и др. Когда чека нет (если вы, например, снимали квартиру по объявлению), подойдёт расписка от владельца жилья с указанием его номера телефона.

Суточные в эти расходы не входят. То есть вы отчитываетесь только за траты, которые совершали сверх них: проезд, проживание или какие-то ещё, оплачиваемые компанией отдельно. Что именно готов взять на себя работодатель, лучше уточнить заранее, иначе получится, что вы ездили на такси и оформляли местную SIM-карту, а потом выяснили, что эти траты входят в суточные.

Сами суточные тоже вписывают в отчёт, в нижние строки. Укажите порядковый номер траты, в графе «номер документа» поставьте прочерк, в графе «подтверждающие документы» напишите «суточные».

Документы, которые прилагаются к отчёту

К отчёту нужно приложить все документы, которые подтверждают траты: чеки, расписки, квитанции или что-то ещё. Но только при условии, что ваши расходы не входят в суточные и не относятся к личным тратам.

Например, не нужно подтверждать чеками завтрак в кафе или обед в ресторане — обычно эти траты заложены в суточные. Исключением может стать ужин с партнёром. Уточните у работодателя заранее, что относится к суточным, что к командировочным, а что к личным расходам.

Чем больше документов, тем проще в них запутаться. Но если фиксировать траты в сервисе Яндекс Командировки, отследить расходы будет проще. А ещё с сервисом легко покупать билеты на самолёт и поезд, бронировать отели и апартаменты, заказывать такси, каршеринг, готовую еду и продукты с доставкой.

Подключить

Как подтвердить расходы по найму жилья

Во время командировки можно жить в отеле, квартире или вообще у знакомых или родственников. Для каждого случая будут свои подтверждающие документы.

Гостиница: договор оказания услуг, чек об оплате или бланк, который подтвердит, что вы проживали в отеле и оплатили номер. Когда нет бумажного договора, просите электронный ваучер. Главное, чтобы в документе было название гостиницы, тип и цена номера, даты проживания, ваши данные и условия бронирования. Если работодатель готов оплатить дополнительные услуги, например химчистку, укажите и их. А вот траты в баре, поход в сауну или другие подобные расходы компания компенсировать не должна.

Частное жильё: арендодатели могут составить договор и указать в нём свои и ваши данные, адрес и вид жилого помещения, цену за сутки и итоговую стоимость, даты проживания, условия бронирования. Когда нет чека, подойдёт расписка, в которой владелец недвижимости подтверждает, что получил от вас плату за проживание. В расписке указывают паспортные данные обеих сторон.

Не снимайте апартаменты: они считаются нежилым помещением, поэтому работодатель не обязан компенсировать траты.

Жильё, предоставленное знакомыми: когда вы живёте у родных или знакомых и не тратите деньги на аренду недвижимости, работодатель не обязан компенсировать вам проживание. Но в компании могут действовать свои нормы и локальные акты, поэтому уточните — возможно, вам всё же перечислят деньги. Размер такого начисления работодатель устанавливает самостоятельно.

Служебное жильё: за него изначально платит работодатель, поэтому компания не компенсирует расходы.

Как подтвердить расходы за проезд

Есть несколько типов транспортных расходов, которые должен компенсировать работодатель:

проезд до населённого пункта, в котором будет командировка, и обратно, причём на любом транспорте, будь то самолёт, поезд или что-то ещё;
проезд до места посадки на общественный транспорт (например, до аэропорта), если оно расположено вне города;
проездные билеты для передвижения по населённому пункту, где проходит командировка, если поездки связаны с работой;
постельные принадлежности в поезде.

Когда вы едете от кафе до гостиницы, то расплачиваетесь самостоятельно — эти траты заложены в суточные. А когда доезжаете до офиса на метро, проезд компенсируют. Заранее узнайте, каким транспортом можно пользоваться: едва ли работодатель согласится оплачивать поездки на такси. Хотя есть исключения, например если вы риелтор, собираетесь показывать клиенту жильё и берёте такси от офиса до объекта. Но всё это на усмотрение руководства вашей компании.

Чтобы подтвердить расходы, сохраняйте все билеты, маршрутные квитанции и посадочные талоны. Последний подтвердит, что вы воспользовались билетом и действительно добрались до места назначения.

Если у вас электронные билеты, берите распечатанные копии, чеки из мобильного банка и те, что при покупке билетов перевозчик присылает на почту.

Сроки сдачи отчёта

Отчёт надо сдать в течение трёх рабочих дней. Это требование закреплено в положении о командировках. День, когда вы возвращаетесь из поездки, в эти сроки не входит. Если сразу после командировки у вас начинается отпуск или вы берёте больничный, то сдачу отчёта тоже можно отложить. Также в эти три дня не входят праздники, выходные и новые командировки, если вы сразу едете из одной в другую. Но в целом со всеми «отсрочками» нужно уложиться в месяц с момента возвращения.

Нарушать трёхдневный срок без причины нельзя — это дисциплинарный проступок, поэтому работодатель может сделать замечание или выговор. Если вы уже получили аванс на командировку, но не отчитались по нему, работодатель имеет право удержать сумму из зарплаты. Решение можно оспорить, но лучше просто сразу подготовить отчёт и не попадать в такую ситуацию.

Частые вопросы по отчётности о командировках

Обычно всё просто: есть расходы, есть чеки — значит, нужно вносить данные в отчёт и прилагать подтверждения трат. Но ситуации бывают разными.

Можно ли учесть расходы без подтверждающих документов?

Стоит обсудить этот вопрос с работодателем — решение о компенсации он принимает в индивидуальном порядке. Неподтверждённые расходы обычно указывают в служебной записке.

Подумайте: возможно, вы найдёте какие-то подтверждения трат. Например, если нечем подтвердить расходы на жильё, можно связаться с владельцем недвижимости, где вы жили, и попросить его предоставить расписку. А если вы ездили в командировку на личном авто, можно предоставить путевой или маршрутный лист и чеки с АЗС. Когда нет чеков, работодатель может ориентироваться на километраж до места назначения и обратно, средний расход топлива и цены на автозаправках.

Также вместо кассовых чеков можно использовать бланк строгой отчётности, так как многие автоматизированные устройства для таких бланков приравниваются к контрольно-кассовой технике. Ещё один альтернативный вариант — квитанция приходных кассовых ордеров. Такой бланк должен быть составлен по форме КО-1. Плюс авансовые отчёты разрешено дополнять товарными чеками.

Как исправить ошибки в уже сданном отчёте?

Ошибку можно зачеркнуть так, чтобы был виден исходный текст, и написать рядом верные данные. Затем отчёт снова нужно согласовать со всеми: бухгалтером, руководителем и др.

Обычно этим занимается бухгалтерия, поэтому от вас достаточно только сообщить об ошибке и заново подписать документ.

Если вам ошибочно перевели неверную сумму, то её либо удержат в будущем, либо возместят недостающую часть.

Есть ли особенности оформления командировок за границу?

Авансовый отчёт для заграничной поездки оформляют на таком же бланке, что и для командировок по России. Но есть несколько отличий в самом заполнении:

суммы указывают в валюте и рублях по курсу на дату составления отчёта;
список расходов можно расширить — добавить траты на оформление загранника, визы, страхового полиса и других обязательных документов;
подтверждающие документы переводят построчно на отдельном листе и прикладывают к отчёту — перевести их вы можете самостоятельно, если хватает знаний языка.

Уточните размер суточных — для иностранных командировок сумма больше.