Назад

Командировка на личном автомобиле: как оформить и возместить расходы в 2025 году

На личном транспорте сотрудник может выполнять рабочие задачи, например развозить заказы или ездить на встречи с клиентами. А ещё он может поехать в командировку на собственной машине: от соседней области до другой страны, например Турции. Тогда компания должна компенсировать бензин, износ, платный проезд и другие обоснованные траты. Расскажем, какие документы надо запросить у сотрудника и как оформить отчёт.

Ситуации, в которых стоит использовать личный транспорт

Подумайте, выгодно ли компании, если сотрудник возьмёт личное авто. Рассмотрите этот вариант, когда работник часто ездит в командировки, перевозит много документов или образцов, ездит в регионы или по адресам, куда сложно добраться на общественном транспорте, должен быстро перемещаться между точками назначения или моментально реагировать на изменения планов.

Часто работодателю самому выгодно, когда сотрудник пользуется личным авто, так как это сокращает затраты на проезд, позволяет планировать маршрут и снижать нагрузку на парк служебных машин. Если в командировку едут два, три или четыре специалиста, то дешевле отправить их на одной машине, чем покупать несколько билетов на поезд, самолёт или автобус. Ещё личный автомобиль лучше, если сотрудник везёт ценный груз: контроль бывает важнее стоимости.

Чтобы оценить целесообразность решения, заранее посчитайте и сравните возможные затраты. Вы должны экономить либо деньги, либо время.

Правила оформления командировки на личном транспорте

Просто так отправить человека в поездку, а потом выдать любую сумму в качестве компенсации не получится. Если работник едет в командировку на личном транспорте, заранее узнайте, как всё оформить.

Необходимые документы

• Приказ на командировку. Это документ по установленной форме Т-9. В образце нет поля, которое касается личного автомобиля, поэтому добавьте его сами, подписав «Проезд к месту командировки». Напишите, что сотрудник едет на своей машине, укажите её модель, номер и цвет.
• Путевой лист. Он нужен, чтобы подтвердить расходы на топливо и убедиться, что сотрудник за рулём соблюдает режим труда и отдыха. В нём же пишут, сколько бензина или другого горючего было в баке в начале поездки и осталось в конце, сколько заправок делал водитель и какое количество топлива брал.

Перед поездкой подсчитайте примерные траты с учётом расхода топлива и перечислите сотруднику аванс. Когда человек вернётся, сверьте эту выплату с фактическими затратами. Для этого сотрудник заполняет авансовый отчёт и служебную записку на имя директора компании. На подготовку документов работнику даётся три дня.

В записке специалист пишет, что ездил в командировку на своей машине, указывает сроки и направление, общий пробег за всё время рабочей поездки и прикладывает подтверждающие расходы документы, например чеки с АЗС и квитанции со станции техобслуживания. У каждой траты должна быть причина. Нельзя просто так за счёт работодателя поменять лобовое стекло или комплект шин.

В авансовом отчёте сотрудник пишет, сколько денег получил, на какие цели, сколько потратил и сколько осталось или сколько ещё должна компенсировать компания.

Договор с сотрудником

Без договора нельзя отправлять специалиста в командировку. Есть два варианта документа.

Первый — соглашение на использование личного авто. Установленной формы нет, главное — вписать название, дату и номер соглашения, данные компании, имя сотрудника, номер автомобиля и его характеристики (модель, год выпуска, цвет и др.). Также укажите, какие расходы будете компенсировать и как: по факту (по чекам) или по заявленным в законах нормам. Укажите, когда выплатите деньги. Эти выплаты не облагаются НДФЛ и взносами, а сам работодатель вправе указать их  в расходах по налогу на прибыль.

Второй — договор аренды автомобиля. То есть фирма арендует машину сотрудника. В документе фиксируют стоимость аренды и водительских услуг. Арендатор обязуется содержать и эксплуатировать авто на свои средства. Хотя работник и работодатель могут обсудить, какие расходы за кем закрепляются, и указать это в договоре. Когда есть такой договор, то НДФЛ удерживается, а  страховые взносы начисляются на стоимость услуг по управлению авто, если сотрудник сам ведёт машину.

Возмещение расходов

Когда сотрудник едет в командировку, фирма оплачивает ему проезд. С самолётом или поездом всё просто: надо лишь купить билеты. С автомобилем нюансов больше.

Компенсация ГСМ

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в командировке — это основные командировочные расходы на проезд. Кроме топлива, работодатель оплачивает покупку смазочных материалов, антифриза и тормозной жидкости.

ГСМ компенсируются по фактическим затратам (по чекам АЗС) или по нормативам с учётом пробега (они есть в  распоряжении Минтранса). Запросите у работника путевой лист и отчёт системы GPS-мониторинга — так вы увидите, что сотрудник не запрашивает компенсацию личных поездок, например по музеям или к родственникам.

Другие компенсируемые расходы

• Амортизация, то есть износ транспортного средства — сумму назначает работодатель, отталкиваясь от установленных в законе норм. Так, если у сотрудника легковой автомобиль с объёмом двигателя до 2000 см³, амортизация составляет 2400 ₽ в месяц, если свыше 2000 см³, то 3000 ₽ в месяц. За мотоцикл — 1200 ₽ в месяц.
• Ремонт и ТО — речь идёт только о плановом ремонте во время командировки, замене расходных материалов или об устранении неисправности, если она возникла в командировке. То есть поломка напрямую должна быть связана с поездкой.
• Дополнительные траты — сюда входит проезд по платной дороге, если это необходимо, стоянка и парковка.
• Документы — это госпошлина за оформление документов и страховые расходы, связанные с командировкой.
• Остальное — работодатель может оплатить мойку авто, например при поездке в сложных условиях, когда на улице грязно. Но это делать не обязательно.

А личные поездки, страховку ОСАГО или каско работодатель оплачивать не должен. Как и штрафы, если нарушение не было необходимым и согласованным с руководством. Когда сотрудник проехал под знак «кирпич», чтобы передать товары, штраф оплатить можно. А когда он не пропустил пешехода на переходе, он платит сам.

Правила оформления компенсации

Оформляйте выплаты сотруднику, если он предоставил путевой лист с указанием маршрута, пробега по одометру и расхода топлива, прикрепил чеки и квитанции. Плюс у вас на руках должен быть приказ о командировке с отметкой об использовании личного авто.

Закрепите условия компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору, чтобы избежать споров.

Пример расчёта компенсации

Представьте, что сотрудник поехал из Москвы в Астану на личном Ford Mondeo 1.6 с объёмом двигателя 1596 см³. Ему надо проехать 2740 км в одну сторону по платной дороге. В командировке специалист проедет ещё 100 км. Поездка продлится две недели. Норма расхода бензина — 7,5 л на 100 км. Бензин стоит 56 ₽. Итак:

• бензин: сотрудник проезжает 5580 км — при расходе 7,5 л и стоимости бензина 56 ₽ он потратит 23 436 ₽ на топливо;
• проезд: 5363 ₽ за проезд по платной дороге в одну сторону, то есть 10 726 ₽ в обе стороны;
• амортизация: месячный лимит составляет 2400 ₽ (то есть 30 дней), а за 14 дней поездки получится 1120 ₽.

Итого компенсация составит 35 282 ₽.

Оформление путевого листа

Нет строгих правил заполнения путевого листа. Но можно воспользоваться бланком, дополнив его обязательными реквизитами и составом сведений. Так, в документе должны быть указаны:

• название и номер документа;
• цель поездки и номер приказа о командировке;
• дата начала и окончания действия документа;
• время выезда и возвращения из командировки;
• данные об автомобиле: марка, модель, госномер;
• данные владельца (и водителя, если это разные люди): Ф. И. О., должность, номер и категория водительских прав;
• показания одометра до и после поездки;
• другие данные по желанию, например маршрут движения, нормы расхода топлива и фактическое потребление, если они различаются.

Налогообложение компенсаций

Расходы работодателя как налогоплательщика — это прочие расходы. Налогооблагаемую сумму можно сократить за счёт указанных в законе компенсаций. Их лимит составляет 2400 ₽ в месяц для автомобилей с объёмом двигателя до 2000 см³, 3000 ₽ — с объёмом от 2000 см³ и 1200 ₽ — для мотоциклов. То есть эти суммы не облагаются взносами. Но это месячный лимит. Если сотрудник провёл в командировке половину месяца, то лимит составит не 2400, 3000 или 1200 ₽, а 1200, 1500 или 600 ₽.

Для обоснования трат у вас на руках должны быть следующие документы:

• соглашение об использовании машины специалиста для деловой поездки;
• копии техпаспорта и свидетельства о регистрации машины;
• документы, в которых указано, что специалист отправился в деловую, а не в личную поездку, — достаточно приказа и путевого листа;
• чеки и квитанции об оплате.

Как мы уже говорили, если вы составляете соглашение на использование личного транспорта в служебных целях, компенсация и сумма возмещения не облагаются НДФЛ. А когда оформляете договор аренды, начисляйте только страховые взносы и лишь в том случае, если владелец авто сам находится за рулём. Эти выплаты не облагаются НДФЛ и взносами, а сам работодатель вправе указать их в расходах по налогу на прибыль.

Но здесь есть тонкости. Например, если сотрудник не заполнил документы или не отдал чеки, поездка не считается служебной. Значит, надо удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы со всей суммы компенсации. Плюс придётся заплатить, если транспортное средство не принадлежит самому командированному работнику. Исключение — когда владельцем является муж или жена, а авто куплено в браке. Тогда это общее имущество (статьи 256 ГК РФ и 34 СК РФ).

Ошибки при оформлении командировки

Если командированный специалист нарушил правила оформления документов и расчёта расходов, у компании могут возникнуть проблемы с налоговой.

Какие ошибки встречаются чаще всего:

• нет всех нужных документов, например путевого листа или чеков;
• путевой лист заполнен неверно, например без показаний одометра или данных об авто;
• документы предоставлены несвоевременно, то есть позже трёх рабочих дней.

Чтобы избежать ошибок, предоставьте сотруднику список документов, объясните порядок заполнения и попросите собирать чеки в поездке. Пусть он сфотографирует вам страницу руководства авто с указанием нормы расхода топлива, привезёт чеки АЗС с датой, суммой и названием заправки. На всякий случай отслеживайте его перемещения с помощью Яндекс Навигатора с историей поездок.

Ответы на популярные вопросы