Как рассчитать суточные для заграничной командировки в 2025 году

22 июля 2025

Если сотрудник отправляется куда-то по делам компании больше чем на 24 часа, работодатель по закону обязан компенсировать ему расходы на эту поездку. В частности, выплатить суточные, которые покроют питание и другие бытовые расходы во время путешествия. В статье разберём, как рассчитывать суточные в командировках по России или в другие страны, какие расходы не покрываются выплатами и что делать, если суточных не хватило.

Что такое суточные в командировке

Согласно статье 168 ТК РФ, работодатель должен возместить сотруднику в командировке:

расходы на проезд — билеты на поезд, самолёт, оплата такси или других видов транспорта;
траты на проживание, например в гостинице или на съёмной квартире;
дополнительные расходы.

Последний пункт и называется «суточными» — сюда входят все траты, которые связаны с нахождением за пределами места постоянного жительства. Эти деньги не входят в зарплату или премию и выплачиваются дополнительно.

Какие расходы покрывают суточные

Законом чётко не регламентируется, на что можно потратить суточные. Но обычно считается, что эти деньги расходуются на еду, оплату проезда на общественном транспорте, покупку лекарств или гигиенических принадлежностей. При этом на суточные сотрудник может купить и билет на выставку или сувениры на память — никаких запретов на это нет. Отчитываться чеками за суточные сотрудник не должен.

Какие расходы не покрывают суточные

Командировочные. Суточные часто путают с командировочными. Последнее — это как раз расходы на жильё и проезд: и их работодатель либо сразу оплачивает сам, либо компенсирует сотруднику после предоставления им отчёта в виде чеков из отеля, посадочных талонов на самолёт и другой документации.

Вот как оформляются эти выплаты со стороны работодателя:

Деньги выдают работнику перед началом командировки наличными или перечисляют на карту. По завершении командировки сотруднику необходимо в течение трёх рабочих дней предоставить полный финансовый отчёт. Для этого требуется:

Заполнить авансовый отчёт.
Приложить все подтверждающие документы (чеки, квитанции, билеты).
Вернуть неизрасходованный остаток средств (согласно п. 26 Положения о командировках).

При оплате рублёвой картой конвертация происходит по курсу банка на дату списания денег. Если валюта приобреталась в обменном пункте, используется курс, указанный в документах о покупке.

Чтобы не собирать все документы и чеки, предложите своему работодателю подключить сервис Яндекс Командировки — это удобно руководителям, бухгалтерам и сотрудникам, а ещё за него не предусмотрено абонентской платы.

Подключить

Такси, представительские расходы, конференции. Ещё в суточные обычно не входят поездки на такси и другие транспортные расходы, траты на переговорах и конференциях. Чтобы возместить эти траты, сотрудники обычно тоже предоставляют чеки, и бухгалтерия компенсирует их отдельно.

Визы, загранпаспорта, сборы за право на въезд в страну. Эти расходы тоже связаны с командировкой, поэтому работодатель должен их возместить: опять же, в случае предоставления документов, подтверждающих траты.

Когда полагаются суточные

Суточные выплачиваются за каждый день командировки без исключений, включая выходные, праздники и время в пути. Даже если рейс задержали или отменили и сотрудник вынужден задержаться, суточные начисляются за все дни простоя. Если сотрудник выезжает ночью, расчёт идёт за полные сутки. Эти правила закреплены в п. 11 постановления Правительства № 749 от 13.10.2008.

Суточные могут не выплачиваться, если сотрудник не ночует в командировке: например, когда поездка — в соседний город и работник может вернуться домой в тот же день. В этом случае суточные не обязательны, но компания может их выплатить по своей воле: например, если дорога занимает много времени или работа требует много сил.

Размер суточных в 2025 году

Компания может устанавливать свои нормы выплат, но они не должны быть ниже законодательного минимума:

до 700 ₽ в день — для поездок по России;
до 2500 ₽ в день — для зарубежных командировок;
до 3500 ₽ в день — для зарубежных командировок, в случаях если предполагается разъездной характер работы;
100 ₽ в день — для поездок по России сотрудников организаций, финансируемых за счёт федерального бюджета РФ.

Все выплаты выше законодательного минимума облагаются НДФЛ — его вычитает при платежах сам работодатель.

Компании вправе назначать к выплате более высокие суммы. Вот в каких случаях это обычно происходит:

сотрудник занимает руководящую должность, и ему требуется больше денег, чтобы, например, забронировать переговорную комнату или оплатить обед с партнёрами — то есть суточные директора могут быть выше, чем суточные менеджера;
поездка в город с высокими ценами, например в Москву, Санкт-Петербург или на Дальний Восток;
поездка в страну с высокими расходами. Например в США, Японии, Швейцарии компании могут установить минимум суточных в 5000–15 000 ₽ в день, а для стран СНГ — в 4000 ₽ в день.

Пример:

Ивана отправили в недельную командировку в Москву. Суточные составляют 1000 ₽ в день (7000 ₽ за всю поездку). Вот какие траты у него были в поездке:

Питание:
- завтрак — 500 ₽ (в гостинице),
- обед — 500 ₽ (бизнес-ланч в кафе),
- ужин — 400 ₽ (купил в магазине продукты),
- итого: 1400 ₽ в день (9800 ₽ за неделю).
Бытовые расходы:
- бутилированная вода, кофе, снеки — 500 ₽ в день,
- аптека (таблетки от головной боли, пластырь) — 500 ₽,
- прачечная в гостинице — 1000 ₽,
- итого: 5000 ₽ за поездку.
Непредвиденные траты:
- зарядка для телефона (потерял) — 700 ₽,
- поход со столичными коллегами в ресторан — 3000 ₽,
- итого: 3700 ₽.

Всего за поездку: 18 500 ₽
Вывод: Суточных часто не хватает, особенно в дорогих городах. Лучше заранее уточнять у работодателя, какие расходы он готов компенсировать дополнительно.

Расходы на командировки довольно сложно посчитать заранее, согласовать и оформить. Но только не с Яндекс Командировками, где тревел-менеджер может забронировать жильё, сотрудник — заказать себе всё необходимое в сервисах Яндекса, а бухгалтер — принять электронную документацию в режиме реального времени.

Подключить

Как рассчитываются суточные

Суточные всегда выплачивают до начала командировки — одновременно с выдачей аванса на расходы. Задержка таких выплат — нарушение трудового законодательства. И если она случилась, работодатель обязан выплатить компенсацию с процентами, как при задержке зарплаты.

Итак, по закону вам обязаны выплачивать суточные за каждый день командировки. Однако размеры выплат могут различаться в зависимости от того, в какой стране сотрудник фактически находится:

день вылета из России (по штампу в паспорте) считается «заграничным» днём;
день возвращения уже считается «российским» днём.

Пример 1

Заграничная командировка:

Анна летит в командировку в Казахстан. Суточные на всю командировку, назначенные компанией, — 4000 ₽ в день. Командировка длится 6 дней — с понедельника по субботу, включая перелёты. Итого Анна получит:

12 500 ₽ — сумма за 5 дней за границей, не облагаемая НДФЛ;
700 ₽ — за «российский» день возвращения в Россию, тоже без НДФЛ.
Остальную сумму — 10 800 ₽ — Анне выдадут уже за вычетом налога. На руки она получит:
10 800 — 13% = 9396 ₽.

Итого: 12 500 + 700 + 9396 = 22 596 ₽, а не 24 000 ₽, как можно было подумать, если бы вы не знали про налог на суточные.

Пример 2

Поездка по России:

Аркадий отправляется в служебную командировку по территории РФ. Согласно внутреннему регламенту компании, размер суточных составляет 500 ₽ за каждый день поездки.

Сотрудник уезжает 15 января, в воскресенье, на поезде, и возвращается 18 января, в среду. Общая продолжительность командировки — 4 календарных дня. Поскольку суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные и праздники, расчёт производится следующим образом:

500 ₽ × 4 дня = 2000 ₽.
Командировка в выходной день (в нашем случае это 15 января) не является основанием для уменьшения суммы суточных — они выплачиваются в полном объёме.

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

Вот о чём важно помнить в заграничной командировке:

Размер суточных, принятых в вашей компании, лучше уточнять в бухгалтерии до поездки.
Важно проверять отметки о пересечении границы в паспорте, чтобы получить все причитающиеся суточные.
Сохраняйте чеки — некоторые компании компенсируют расходы сверх суточных.

Можно ли получить суточные в большем размере

Да, можно, но есть важные детали, о которых стоит знать. Как мы уже выяснили, по закону компания может выплатить суточные больше, чем государственные нормы (700 ₽ в России и 2500 ₽ за границей).

Конкретные суммы должны быть указаны в Положении о командировках или другой документации компании. Перед отъездом найдите и прочитайте эти документы.

Если хотите увеличить суточные, обсудите это с руководителем и кадровой службой. Компания может:

установить повышенные ставки для всех;
давать доплаты за сложные условия (например, северные регионы);
ввести градацию по должностям.

Но помните: с суммы превышения будут удерживать налог 13%. Например, если вам платят 1000 ₽ в России, то 700 ₽ вы получите полностью, а с 300 ₽ удержат НДФЛ.

Что делать, если суточных не хватает

Бывает, что в поездке возникают непредвиденные расходы. Чтобы обеспечить себе их компенсацию, до командировки сотрудник может:

составить примерный бюджет поездки;
попросить у бухгалтерии дополнительный аванс — если после составления плана уже знает, зачем могут понадобиться дополнительные средства;
уточнить, какие расходы компания готова компенсировать дополнительно.

Во время командировки:

лучше сохранять все чеки, даже на мелкие расходы;
по возможности стоит выбирать варианты с чеком (кафе, такси);
если расходы превышают план, нужно сразу связаться с руководителем.

После возвращения необходимо:

в течение трёх рабочих дней подать отчёт с приложением чеков;
написать заявление на компенсацию перерасхода с обоснованием;
приложить подтверждающие документы.

Важно знать: компания не обязана компенсировать расходы сверх установленных норм, если это не прописано в документах. Но многие работодатели идут навстречу сотрудникам при наличии обоснования и подтверждающих документов.

Если возник спор:

попробуйте решить вопрос с руководителем;
обратитесь в профсоюз (если есть);
в крайнем случае обратитесь в трудовую инспекцию.

Главное — сохраняйте все документы и ведите переписку по этим вопросам. Чаще всего проблемы решаются мирным путём, если вы заранее обсудили все нюансы поездки.

Частые вопросы о суточных

Положены ли суточные за день возвращения, если приехал ночью?

Да, даже если вы вернулись в 2 часа ночи, этот день полностью включается в расчёт. Главное — отметки в билетах или командировочном удостоверении.

Нужно ли возвращать суточные, если командировку отменили?

Только если вы уже получили деньги, но не выехали. Если успели выехать и вернуться — суточные за эти дни командировки сохраняются.

Как рассчитать суточные при пересадках в других городах?

За дни пересадок платятся суточные по стране, где вы находились в 24:00. Сохраняйте посадочные талоны — они подтвердят ваш маршрут.

Платят ли суточные за больничный в командировке?

Нет, за дни болезни суточные не начисляются. Но оплачивается больничный — только нужно обязательно предоставить листок нетрудоспособности.

Что делать, если потерял чеки?

Постарайтесь получить дубликаты — это часто возможно, например, в гостиницах.
Если не получилось, напишите объяснительную: компания может принять расходы по заявлению.
Профессиональный совет: заведите привычку сразу фотографировать все чеки и документы в поездке. Это сэкономит время при составлении отчёта для бухгалтерии.

Можно ли получать суточные на карту?

Да, многие компании перечисляют их вместе с авансом — причём могут выплачивать и в рублях, и сразу в валюте, если командировка заграничная. Уточните в бухгалтерии принятый у вас порядок.

Как быть с суточными при удалёнке?

Если вы «цифровой кочевник» и работаете из других городов — это не командировка. Суточные в таком случае не положены.