Командировка за границу в 2025 году: оформление, расчёт расходов и оплата

22 июля 2025

Поездка за границу — всегда приключение, даже если это не отпуск, а командировка. Можно знакомиться с другой культурой, общаться с новыми людьми, пробовать необычные блюда. Но если у поездки деловой характер, важно подготовить необходимые документы до отправления, собрать чеки во время командировки и оформить отчёты после возвращения. Расскажем обо всём подробнее.

Что такое заграничная командировка

Заграничная (или зарубежная) командировка — это поездка работника за пределы страны по распоряжению работодателя. То есть человек едет не отдыхать, а выполнять конкретное поручение. Чаще всего у командировки есть чёткий срок. После неё сотрудник возвращается к месту постоянной работы и продолжает выполнять привычные обязанности.

Правила и особенности заграничных командировок в России прописаны в законодательных актах:

статьи 166, 167, 168 и 168.1 ТК РФ — общие положения о командировках, гарантии и компенсации;
статьи 217, 255 и 270 НК РФ — налогообложение командировочных выплат;
постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 (ред. от 29.09.2023) — правила направления в командировки;
Федеральный закон № 114-ФЗ «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ» — правила пересечения границы;
ведомственные нормативные акты (например, приказы МИД, Минфина) — особенности командировок для госслужащих;

Отличия от внутренней командировки

Логично, что зарубежная командировка отличается от внутренней местом поездки. Но разница не только в этом.

Критерий	Внутренняя командировка	Заграничная командировка
Документы для поездки	Паспорт РФ и приказ работодателя	Дополнительно могут потребоваться загранпаспорт, виза и приглашение
Валюта командировочных выплат	Рубли	Валюта или рубли по курсу ЦБ РФ
Размер суточных	Зависит от работодателя, но обычно от 100 ₽ в день	Зависит от работодателя и страны въезда, но обычно от 2000 ₽ в день
Налогообложение	Суточные до 700 ₽ в день не облагаются налогом	Суточные до 2500 ₽ в день не облагаются налогом, но если работа сотрудника имеет разъездной характер, проводится в полевых условиях или экспедициях, то лимит 3500 ₽
Медицинская страховка	Обычно не нужна, но это зависит от правил самой компании	Обычно нужна
Язык, на котором оформляется отчёт	Русский	Русский, документы для подтверждения расходов на иностранном языке нужно переводить
Расходы, которые возмещает работодатель	Транспорт, проживание и питание, хотя работодатель может дополнить список	К расходам обычно добавляют консульские сборы, траты на оформление документов и пр.

Кого нельзя отправить в командировку

В командировку по России или в другую страну может поехать практически любой штатный сотрудник: от руководителя до младшего ассистента. Но есть исключения.

В командировку не ездят: беременные женщины, сотрудники без трудового договора (фрилансеры и те, кто оказывает услуги по договору ГПХ).
В командировку ездят при наличии письменного согласия: женщины с детьми до трёх лет, одинокие родители детей до 14 лет, родители детей-инвалидов, сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи, льготные категории граждан (указаны в ст. 259 и 264 ТК РФ).
В командировку ездят в определённых случаях: иностранные граждане, люди с ограниченными физическими возможностями, ученики, сотрудники младше 18 лет.

Какие документы нужны для командировки за границу

Список документов связан с направлением поездки. Например, в страны СНГ обычно не нужна виза, хотя в Туркменистан без неё не пустят, как и в большинство стран Европы, но и здесь есть исключения. Например, в Сербии и Черногории можно находиться без визы 30 дней.

Чаще всего нужны:

Приказ. С него начинается оформление командировки за границу. Если его нет, то нет и основания выплачивать командировочные.
Заграничный паспорт. Обычно нужно, чтобы он действовал ещё три месяца с момента пересечения границы. Но в каждой стране свои сроки. Например, для Турции это минимум 120 дней, для Франции минимум три месяца, для Кубы — один месяц, а для Австралии не менее полугода. Есть страны, для поездки в которые загранник не нужен. Это Белоруссия, Киргизия, Абхазия, Армения, Казахстан и Южная Осетия.
Виза. Понадобится она или нет, указано на сайте МИД РФ. Дополнительно информацию проверяют на сайте посольства нужной страны. Там же смотрят, как оформить визу: при поездке в Египет можно сделать всё в аэропорту, в Канаду — в визовом центре, на Шри-Ланку — вообще онлайн. Список документов на визу тоже зависит от страны: как минимум понадобятся загранпаспорт и выписка с банковского счёта.
Страховой полис. Обычно его запрашивают при оформлении визы. Полис покроет расходы в случае болезни или травмы во время заграничной командировки.
Справка о прививках. Она мало где нужна, в основном в африканских и азиатских странах. Посмотреть, нужны ли прививки, можно на сайте. Вакцинироваться начинают минимум за три недели до поездки, иначе иммунитет не успеет сформироваться.

Дополнительно могут понадобиться цветное фото, приглашение, справка с места работы, выписка со счёта, бронь гостиницы и авиабилетов, а заодно анкета, заполненная на сайте посольства или офлайн.

Сроки подачи документов и согласования

Лучше не затягивать с подготовкой документов, потому что на любом этапе могут возникнуть сложности. Например, принимающая страна откажет в оформлении визы или в страховке будет опечатка.

Минимальное время до поездки:

подача служебной записки на командировку — 30 дней;
согласование командировки с руководством, бухгалтерией и отделом кадров — 7 дней;
оформление приказа — 3 дня после согласования;
получение визы — минимум 30 дней, но всё зависит от страны;
бронирование билетов и гостиницы — 30 дней;
оформление страховки — 3 дня.

Подготовку к командировке лучше начать за 1–2 месяца. Часть процессов стоит запустить параллельно, например подачу служебной записки и оформление визы.

Важно, чтобы у сотрудника не было долгов: их наличие проверяют на сайте ФССП. На погашение уходит в среднем неделя.

Что входит в командировочные расходы за границей

Командировочные расходы за границей делятся на две группы: обязательные и дополнительные. Первые — это проезд и проживание. Вторая — питание и бытовые нужды. Они оплачиваются по-разному.

Проезд — билеты на самолёт, поезд или автобус. Если сотрудник едет на своём авто, ему компенсируют горюче-смазочные материалы (ГСМ). Чаще всего работодатель покупает билет в экономкласс, а в бизнес — только если на это есть причины. Плюсом компенсируется трансфер от аэропорта до гостиницы. Такси и проезд на общественном транспорте тоже возмещают, но без фанатизма. Так, на встречу с клиентом деньги могут выделить, а на поездку в музей после работы нет.

Проживание — сотрудник может жить в гостинице, апартаментах или на съёмной квартире. Тут всё зависит от политики компании и наличия мест.

Дополнительные обязательные расходы — например, оформление визы. Что оплачивать, работодатель решает сам.

Компенсация по этим пунктам совпадает с тратами. То есть нельзя дать сотруднику 10 000 рублей на перелёт, если билет стоит 7000 или 15 000 рублей. Как и нельзя оплатить только одну прививку, если нужно три. Проезд и проживание работодатель чаще всего оплачивает сам, то есть именно он бронирует жильё и покупает билеты. А дополнительные расходы берёт на себя сотрудник, и работодатель компенсирует траты по чекам.

Суточные — фиксированные расходы на ежедневные траты. Например, на еду, мобильную связь в роуминге, коворкинг, доставку документов через курьера. Выплата этих командировочных за границей зависит от политики компании, страны въезда и вероятных расходов. Отчитываться по суточным не нужно. Но на всякий случай сотруднику не помешает сохранить чеки.

Личные покупки, сувениры, экскурсии и подобное работник оплачивает сам.

Лимиты и нормы возмещения

Работодатель может выплачивать сотруднику любые суточные, хоть 50 000 рублей в день. Но суммы выше 2500 руб. (или 3500 в определённых случаях) в день облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Например, если сотрудник получает 4000 в день, то НДФЛ и страховые взносы надо платить с 500 рублей.

Лимит применяется к каждому дню командировки отдельно.

По какому курсу считать расходы

Курс валют нестабилен. Поэтому, когда сотрудник отправляется в загранкомандировку, встаёт закономерный вопрос, по какому курсу принимать расходы.

Выбор между курсом ЦБ РФ и коммерческим курсом

Для бухгалтерского и налогового учёта расходы считают только по курсу ЦБ РФ. Коммерческие банки могут продавать валюту по другой стоимости, но эта разница не учитывается.

Компания оплачивает расходы дважды: до командировки (авансовый платёж) и после (по отчёту). Если сотрудник обоснованно тратил личные деньги, работодатель компенсирует расходы по фактическому курсу банка, указанному в чеке, но всё равно переводит сумму в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта. Чтобы траты были учтены, нужно сохранять справки об обмене.

Колебания валют

Перед командировкой сотрудник получает аванс на карту или наличными. Сумму ему переводят в рублях или валюте по курсу на день выдачи. Если работник получил аванс в рублях, а тратил валюту, или если курс ЦБ изменился между датами выдачи аванса и утверждения отчёта, возникает курсовая разница. Её надо учитывать.

Представим, что сотрудник получил аванс 50 000 рублей по курсу 90 рублей, то есть 555 долларов. Он потратил 561 доллар, но по курсу 88 рублей на день траты (её проверяют по чекам). То есть неподтверждёнными остались 6 долларов. Значит, надо возместить сотруднику 6 × 88 = 528 рублей. Когда чеков нет, смотрят курс на дату выдачи денег.

Если же он потратил не всё, то оставшиеся подотчётные деньги нужно вернуть работодателю тоже по курсу. К подотчётным относят расходы на проезд, жильё, питание и другие согласованные с работодателем пункты. Суточные к подотчётным не относятся.

Как считать суточные в заграничных командировках

Суточные — часть командировочных расходов за границей. Это денежная компенсация ежедневных расходов на питание и бытовые нужды. Например, сотрудник может оставить чаевые сотруднику отеля или поехать в ресторан на общественном транспорте.

Размеры суточных по странам

Сумма зависит от страны, в которую приехал сотрудник. Везде разный уровень жизни: выплат, которых хватит в Египте, может быть недостаточно в США, но будет слишком много в Казахстане.

Сколько именно начислять за день, решает работодатель, но есть нормы. Например, 55 долларов для Казахстана, 57 для Белоруссии, 67 для Китая и 64 для Турции. При этом работодатель волен платить как больше, так и меньше. Но во втором случае работник может оспорить заниженные выплаты через суд, если они не покрывают реальные расходы. Так что нужно искать баланс между экономией и рисками.

Если сотрудник в командировке посещает больше одной страны, то для каждой суточные считаются отдельно.

Расчёт суточных

Командировка может начаться и закончиться в любое время суток: бывает, что сотрудник уезжает ближе к ночи, а возвращается рано утром. При этом пару дней проводит в дороге. Поэтому за каждый день будет своя сумма.

Так, если работник выехал из дома 1 июля, заехал в Китай 2-го числа, вернулся в Россию 8 июля, а до дома доехал 10-го, то 2, 3, 4, 5, 6 и 7 июля надо оплатить по тарифу Китая. Дату проверяют по отметке в загранпаспорте или проездным документам. А 1, 8, 9 и 10-е числа оплачиваются как командировка по России. Другими словами: чью границу пересёк сотрудник, те тарифы и действуют в этот день.

Когда командировка длится один день без ночёвки, размер суточных составляет 50% от нормы.

Как оплачиваются командировочные расходы

Ещё до командировки можно купить билеты, забронировать гостиницу и трансфер. Остальные траты сотрудник совершает уже в процессе. Но всё нужно подтверждать.

Авансовый отчёт и подтверждающие документы

В течение трёх рабочих дней после поездки сотрудник должен подготовить авансовый отчёт по унифицированной форме. Если его нет, то оплаты командировочных за границу тоже не будет. К отчёту прилагаются подтверждающие документы на русском языке или на языке страны с переводом на русский:

билет и посадочный талон либо маршрут-квитанция или справка от перевозчика, дополнительно можно сделать копию страницы загранпаспорта с отметкой о пересечении границы;
путевой лист, служебная записка и чеки на покупку бензина, если сотрудник ездил на своём авто, плюс чеки на поездку — если пользовался такси или каршерингом;
счёт на оплату отеля или договор найма жилья;
чеки на питание, если компания оплачивает его отдельно, а не включает в суточные;
другие документы, которые подтверждают обязательные расходы, например счёт за мобильную связь или транспортировку багажа.

Тут есть тонкости. Если перед командировкой сотрудник получил аванс, то он вписывает все расходы в отчёт, а бухгалтерия вычитает аванс из итоговой суммы. В отчёт включают даже расходы, которые понёс сам работодатель, например если он купил билеты на самолёт и оплатил гостиницу.

С сервисом Яндекс Командировки можно обойтись без чеков — все билеты и ваучеры будут в одном месте, а акты и счета-фактуры сформируются автоматически. Значит, одной головной болью станет меньше.

Подключить

Налогообложение командировочных выплат

Как мы уже писали, нужно платить налог с суточных, если они больше 2500 (или 3500) в день. С проездом, проживанием, визой, страховкой, услугами переводчика ситуация другая: если есть документы, которые подтверждают обоснованные траты, НДФЛ можно не платить. Если же чеков нет, то уплачиваются и налоги, и страховые взносы. Плюс налог 13% платят, если сотрудник вместо экономкласса без производственной необходимости едет в бизнес-классе.

Частые вопросы по загранкомандировкам

В командировке может возникнуть много непредвиденных ситуаций. К тому же сама поездка может оказаться неожиданностью для сотрудника.

Можно ли отказаться от командировки?

Такое право есть, но не у всех. Отказаться от поездки могут некоторые категории сотрудников, например женщины с детьми до трёх лет или одинокие родители. Также это право есть у работника, если в его трудовом договоре прописано отсутствие командировок или в командировке надо выполнить задачу, которой в трудовом договоре нет. То есть нельзя программиста отправить в другую страну в качестве редактора. Есть и другие уважительные причины для отказа: болезнь, авария, пожар, ошибки в документах.

В остальных случаях отказ считается необоснованным и может повлечь дисциплинарное взыскание.

Чтобы оформить отказ, надо подготовить обоснование, написать служебную записку с указанием причин и приложить подтверждающие документы, если они есть. Например, родители детей-инвалидов должны предоставить медицинское заключение. Если сотрудник не хочет ехать в командировку на законных основаниях, а его всё равно отправляют, работодателя можно привлечь к административной ответственности.

Что делать при болезни в командировке?

Сотруднику, который заболел в командировке, компенсируют стоимость проживания и суточные за весь период болезни. Но для этого работник должен обратиться за помощью в медицинское учреждение и получить лист нетрудоспособности, справку или другой документ. В нём должны быть Ф. И. О. сотрудника, сроки болезни, название и печать медучреждения, подпись врача. В России документ переводят на русский, заверяют перевод у нотариуса и прикладывают к авансовому отчёту.

Что делать при задержке рейса в командировке?

Если в командировке задержали рейс, сотрудник должен зафиксировать этот факт, например сфотографировать табло вылета или сохранить посадочный талон. За все дни задержки при наличии подтверждающих документов работодатель начисляет суточные и компенсирует расходы на проживание и питание либо оплачивает альтернативный маршрут, например поезд вместо самолёта. Все дополнительные расходы надо подтверждать чеками, как и основные.