Назад

Сотрудник поехал в командировку за границу: как оформить документы

22 июля 2025

Командировки сотрудников как по России, так и за границу — это новые возможности для бизнеса. Однако это и сложный процесс для бухгалтерии: нужно оформить много документов, а с вопросами приходят и сами сотрудники, и руководители, и контролирующие органы. В статье разберём, как правильно оформить всё, включая выплаты сотруднику и в налоговую, какие нюансы стоит учесть.

Что такое командировка

Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка — это поездка, во время которой работник выполняет служебные поручения вне места постоянной работы.

Основные признаки командировки:

• Распоряжение работодателя — поездка должна быть санкционирована приказом.
• Временный характер — сотрудник не переводится на новое место работы, а лишь выполняет задание за пределами населённого пункта, где он обычно работает.
• Компенсация расходов — сотруднику возмещаются транспортные, жилищные и другие расходы.
• Подтверждающие документы — у бухгалтерии для отчётности должны быть билеты, чеки, командировочное удостоверение (если в вашей компании принято его оформлять).

Если хотя бы один из этих признаков отсутствует, поездка не может считаться командировкой.

Если удалённый сотрудник поехал в головной офис компании в другом городе — это тоже может считаться командировкой.

Чем командировка отличается от разъездной работы

Разъездная работа — это регулярные поездки в рамках трудовых обязанностей (например, у курьеров, водителей-дальнобойщиков, торговых представителей).

Ключевые различия:

Какие ещё поездки не являются командировками

Не все служебные поездки можно оформить как командировки. Например:

• Сотрудник по своей инициативе или без производственной необходимости едет на обучение, конференцию или семинар.
• Работник переезжает на новое место работы надолго, например переводится в другой филиал.
• Сотрудник куда-то поехал по устному распоряжению руководителя без приказа.
• Сотрудник отправляется на деловую встречу, даже если она очень долгая, в другой район города. Если он постоянно ездит из одной точки в другую, лучше всего прописать в его трудовом договоре разъездной характер работы.
• Вы собираете сотрудников филиалов в головном офисе на празднование.

Как оформить командировку: инструкция для бухгалтера

Для бухгалтерии правильное оформление командировок, как внутренних, так и зарубежных, имеет критическое значение с точки зрения налогового учёта, документального подтверждения расходов и соблюдения трудового законодательства.

Важно проверить наличие и правильность оформления следующих документов:

• приказа о направлении в командировку;
• служебного задания;
• авансового отчёта;
• отчёта о выполнении задания (прилагается к авансовому отчёту формы АО-1).

Разберём эти документы и их особенности подробнее.

Приказ о направлении в командировку

Оформляется по форме Т-9 или Т-9а. При оформлении бухгалтеру необходимо проверить следующие ключевые моменты:

Общие

• Номер и дата приказа должны соответствовать журналу регистрации;
• Наименование организации должно быть указано точно так же, как в учредительных документах;
• ФИО и должность командируемого должны быть заполнены так же, как в трудовом договоре;

Срок командировки: даты выезда/прибытия, включая время пути, а для зарубежных поездок — время пересечения границы по билетам.

Финансовые

Размер и дата выдачи аванса: для поездок по России — в рублях, для зарубежных — в валюте страны пребывания с отметкой о курсе Центробанка РФ на дату выдачи.

• номер кассового ордера или платёжного поручения;
• для валютных выплат: реквизиты справки о покупке валюты;
• источник финансирования (код затрат по бюджету);
• нормы возмещения расходов: суточные (с пометкой о применении лимитов по ст. 217 НК РФ), по проживанию (максимальные суммы по стране пребывания).

Другие нюансы

• Для зарубежных поездок: указание страны и города назначения, необходимость оформления визы/страховки, наличие полномочий сотрудника на подписание документов (если требуется).
• Для всех командировок: возможность использования личного транспорта (с расчётом компенсации), особые условия работы (например, работа в выходные).

Типичные ошибки при оформлении приказа

Служебное задание

Оформляется по форме Т-10а. Это ключевой документ, подтверждающий производственную необходимость командировки. Его отсутствие или некорректное оформление может привести к снятию расходов при налоговой проверке. Чек-лист для проверки правильного заполнения документа:

Особенно важно для зарубежных поездок не забыть об этом:

• указать иностранных контрагентов (название компании, контактное лицо);
• приложить копию приглашения (с переводом на русский).

Авансовый отчёт

Проверьте форму АО-1 Убедитесь, что в отчёте есть эти данные:

• полное наименование организации, как в Уставе;
• Ф. И. О., должность и подразделение сотрудника, как в приказе;
• сумма аванса (цифрами и прописью);
• цель выдачи, например «на командировочные расходы по приказу № 1»;
• срок возврата неизрасходованных средств — 3 рабочих дня после возвращения;
• подпись руководителя, утвердившего выдачу.

Перед выдачей аванса проверьте расчёт суммы аванса с обоснованием.

Рассчитать предстоящие траты легче с сервисом Яндекс Командировки — через них можно забронировать жильё и обеспечить комфорт в поездке сотруднику, а все документы будут поступать в бухгалтерию в режиме реального времени.

Подключить

Что ещё стоит сделать — чек-лист:

• Проверить подпись сотрудника в приказе.
• Сверить сумму аванса с расчётом.
• Убедиться в наличии брони билетов и отеля.
• Зафиксировать курс валюты (для зарубежных поездок).
• Оформить расходный кассовый ордер (или платёжное поручение).

Отчёт о выполнении задания

Отчёт сотрудника — ключевой документ, чтобы обосновать командировочные расходы. Если некорректно его оформить, это может привести к доначислениям налогов и отказу в признании затрат. Отчёт нужно подготовить не позже 3 рабочих дней после даты возвращения сотрудника из поездки.

Перед тем как принять документ, сравните его со служебным заданием, которое было назначено сотруднику перед командировкой.

Пример:
Если в задании было «подписание договора с компанией N», а в отчёте нет копии договора, расходы не принимаются. Также расходы могут быть не приняты, если в задании указано «подписание договора с компанией N», а к отчёту приложен договор с ИП Ивановым.

К отчёту должны быть приложены подтверждающие документы:

• транспортные билеты (с отметкой об использовании);
• гостиничные чеки (с печатью отеля);
• квитанции на представительские расходы (если были);
• договоры/акты с контрагентами;
• фотоотчёты с выставок;
• программы мероприятий с отметкой о посещении.

Собрать все подтверждающие документы без особых усилий поможет сервис Яндекс Командировки — предложите его вашему работодателю, если хотите оптимизировать «бумажные» процессы и отправлять сотрудников в командировки без страха утонуть в отчётности.

Подключить

Как правильно оформить и продлить командировку

ТК РФ не устанавливает, сколько может длиться командировка. Однако сроки могут быть прописаны в локальных актах компании, коллективном договоре или других документах. Обычно речь идёт о следующих отрезках времени:

Обычно, если командировка длится больше одного календарного месяца, требуется письменное согласие работника (ст. 72.2 ТК РФ), а ещё возможен перевод работника в другой филиал — временный или постоянный.

Как продлить командировку — пошаговая инструкция

Основанием для продления командировки может стать производственная необходимость, например нужно провести дополнительные переговоры или изменились задачи от руководителя. Чтобы отразить новые сроки документально, надо сделать следующее:

1. Попросить сотрудника подготовить служебную записку: в ней нужно обосновать, почему поездка затянулась.
2. Оформить и подписать у руководства дополнительные соглашения к приказу о командировке, где отразить новые даты поездки, дополнительные выплаты и условия, например изменённые задачи.
3. Скорректировать служебное задание.

Как оплачивать командировочные расходы: правила 2025 года

Суточные, проезд, проживание — какие расходы в командировке обязан покрыть работодатель? Как подтвердить затраты и не нарушить налоговое законодательство? Разбираемся.

Основные виды возмещаемых расходов

Для возмещения представительских расходов (например, на ужин с клиентом) дополнительно потребуются:

• чек;
• программа мероприятия;
• список участников;
• отчёт о результатах переговоров.

Размер суточных в 2025 году

Согласно ст. 217 НК РФ, максимальные суточные выплаты, не облагаемые НДФЛ, следующие:

• для командировок по России — до 700 ₽ в день;
• для командировок за границу — до 2500 ₽ в день;
• для командировок за границу с разъездным характером работы — до 3500 ₽ в день.

Компания может назначить свои лимиты суточных, причём для разных должностей они могут быть разными. Поэтому, если вы отправляете сотрудника в командировку, важно ознакомиться с внутренними документами компании и оформить ему суточные согласно регламенту. Суммы сверх государственного лимита облагаются НДФЛ, а значит, на руки сотрудник получит чуть меньше, чем может предполагать.

Копировать ссылку

Вконтакте

Одноклассники

Telegram

Поделиться