Назад

Полетел в командировку и потерял посадочный талон в самолёт: что делать

30 сентября 2025

6 минут на чтение

Посадочный талон — документ, который подтверждает факт перелёта в служебной поездке. Если его потерять, это может создать проблемы при составлении отчёта о командировке. Но выход есть. Разбираемся, как восстановить документ и какие альтернативы можно использовать.

Что такое посадочный талон и зачем он нужен для отчёта

Посадочный талон — это документ, который выдаёт авиакомпания или регистрационная служба аэропорта. Талон подтверждает право пассажира на посадку в самолёт. В нём указаны:

• Ф. И. О. пассажира;
• номер рейса;
• дата и время вылета;
• место в салоне;
• терминал и выход на посадку (гейт).

Для командированного сотрудника посадочный талон — это доказательство расходов на авиабилет. Он нужен, чтобы компания возместила расходы. Для бухгалтерии это тоже важный документ — согласно статье 252 Налогового кодекса РФ все расходы на командировки должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами. Без талона бухгалтерия может не принять затраты к учёту или получить проблемы с налоговой.

Виды посадочных талонов: бумажный vs электронный

Бумажный посадочный талон. Если пассажир регистрируется на рейс в аэропорту, на стойке ему распечатывают и отдают на руки бумажный посадочный талон. Это кусок картона с отрывной частью — на неё ставят печать «Досмотрено» после прохождения контроля. Её же отдают пассажиру после проверки при входе в самолёт.

Бывают случаи, когда представители авиакомпании забывают ставить на билет штамп. В таком случае подтверждающим документом о том, что вы всё-таки совершили перелёт, станет справка из авиакомпании. О том, как её получить, описано в разделе «Как запросить справку о перелёте у авиакомпании».

Электронный посадочный талон. Если пассажир регистрируется на рейс онлайн, то посадочный талон приходит на электронную почту в pdf-формате или в виде кьюар-кода в приложении авиаперевозчика. Этот документ авиакомпании обычно советуют распечатать или сохранить на телефон.

Мобильный посадочный талон. Это вариант электронного посадочного с такой же юридической силой. Он размещается в цифровых кошельках пассажира, например Apple Pay или Google Pay.

Важно: не во всех аэропортах есть оборудование, чтобы «прочитать» электронный посадочный талон. Поэтому перед отправлением электронный документ лучше всё-таки распечатать.

Можно ли использовать для отчёта электронный посадочный талон

С марта 2024 года по закону у электронного посадочного талона та же документальная сила, что и у бумажного, то есть им можно подтвердить бухгалтерии и налоговой, что сотрудник отправился в командировку.

А 1 марта 2025 года в Минтранспорта установили форму электронного посадочного талона, которая удовлетворяет все проверяющие органы. Итак, в посадочном должны быть указаны:

• паспортные данные сотрудника;
• номер рейса и его маршрут;
• дата и время вылета;
• время начала и окончания посадки в самолёт;
• номер гейта;
• номер места;
• штрихкод или кьюар-код с информацией из авиабилета.

Распечатывать электронный посадочный талон не обязательно, как и ставить на него штамп. Доказательством присутствия сотрудника на рейсе будет отметка «Использован» на талоне в электронной системе документооборота.

Важно

Кроме электронного билета у сотрудника должна быть маршрутная квитанция — это чек, который приходит на электронную почту после покупки авиабилета. Там есть код бронирования, стоимость билета и всех сборов, маршрут и время, Ф. И. О. пассажира. Но поскольку в теории можно купить билет, а потом его вернуть и никуда не полететь, помимо этой квитанции, нужен посадочный талон.

Если у бухгалтера есть сомнения в подлинности электронного посадочного талона сотрудника, вот что он может сделать:

1. Сверить талон с электронной маршрутной квитанцией — чеком на покупку билета.
2. Проверить, есть ли у талона статус «Использован» — с 2025 года он присваивается в обязательном порядке.
3. Считать кьюар-код и убедиться, что там есть все данные о перелёте — от имени пассажира до класса путешествия.
4. Посмотреть на сайте авиакомпании, вылетел ли рейс, билет на который предоставил сотрудник.
5. Для внутренних рейсов — запросить подтверждение у авиакомпании через ЕИС Минтранспорта.

Некоторые компании не принимают в качестве документа электронный талон. Тогда подтверждающим документом о перелёте становится справка из авиакомпании.

Что делать, если посадочный талон потерялся

Подтвердить факт перелёта можно одним из способов:

• Получить официальную справку от авиакомпании или её уполномоченного представителя;
• Предоставить альтернативные документы, подтверждающие перелёт.

Если нет посадочного талона и справки от перевозчика, расходы на проезд могут не принять к налоговому учёту и не возместить работнику в полном объёме.

Избежать проблем с документами можно, если все они находятся в одном месте и подгружаются туда автоматически. Предложите работодателю сервис Яндекс Командировки — там можно забронировать билеты, арендовать жильё, вызвать такси, заказать еду. Все чеки будут храниться в сервисе, и бухгалтер сможет обратиться к ним в любое время.

Подключить

Как запросить справку о перелёте у авиакомпании

Справку о перелёте может заказать только сам пассажир, поэтому бухгалтер должен поручить это сотруднику. Заказ такой справки — платная услуга, и её оплата, скорее всего, ляжет на плечи сотрудника.

Прайсы есть на сайтах авиакомпаний. У некоторых есть опция получить документ онлайн, у других — через горячую линию. Вот примеры условий, которые нужно выполнить, чтобы получить справку о перелёте в отечественных авиакомпаниях.

Какие документы подойдут вместо посадочного талона

Бывают случаи, когда авиакомпания не выдаёт справку. Например, если прошло больше полугода с момента перелёта, пассажир сменил паспорт или билет был оформлен через посредника.

В таких особенных случаях бухгалтерия может рассмотреть и другие документы:

• отметку в загранпаспорте о том, что сотрудник прошёл паспортный контроль на международном перелёте;
• данные GPS служебного телефона.

Эти методы может оспорить налоговая инспекция. Поэтому бухгалтерия вправе не возмещать расходы на билеты или компенсировать их частично.

Что делать, чтобы не потерять отчётные документы, — несколько советов

1. Делайте цифровые копии бумажных документов (посадочных талонов, чеков, квитанций). Оптимальные способы:

   1. фотографируйте на смартфон так, чтобы все реквизиты были чёткими;
   2. сканируйте через мобильные приложения типа CamScanner или Adobe Scan.
2. Организуйте систему хранения — создайте отдельную папку в облачном хранилище.

3. Ведите учёт в реальном времени — не откладывайте сбор документов на потом. В день получения:

   1. Сфотографируйте документ.
   2. Переименуйте файл по шаблону: «15.03.2024_Аэрофлот_Москва-Сочи_посадочный».
   3. Загрузите в соответствующую папку.
   4. Отправьте копию на рабочую почту.

С сервисом Яндекс Командировки никаких проблем с чеками и их хранением нет — все траты на билеты фиксируются в вашем аккаунте. Порекомендуйте работодателю.

Подключить

Советы для тех, кто часто ездит в командировки

Создайте шаблонный набор документов, положите его в отдельную папку в телефоне или в облаке с быстрым доступом:

• скан паспорта и водительских прав;
• копию полиса ДМС;
• бланк объяснительной записки.

Предложите работодателю выдать вам корпоративную банковскую карту:

• все трансакции автоматически фиксируются;
• не нужно собирать чеки за проживание и транспорт;
• упрощается процесс согласования расходов.

Дополнительные рекомендации

1. Всегда берите бумажную версию посадочного талона, даже при наличии электронного.

2. Проверяйте бумажные талоны на наличие штампа «Досмотрено».

3. Сохраняйте не только посадочные талоны, но и багажные квитанции.

4. Фиксируйте дополнительные расходы (питание в аэропорту, такси) сразу в мобильном приложении.

5. В международных поездках сохраняйте миграционные карты и boarding passes.

Копировать ссылку

Вконтакте

Одноклассники

Telegram

Поделиться