Назад

Справка о проживании в гостинице и другие документы после командировки

Командировка завершена, но расслабляться рано — теперь нужно отчитаться за расходы. Без правильно оформленных документов бухгалтерии будет сложно компенсировать вам траты на жильё, билеты и всё остальное. Рассказываем, зачем нужна справка из гостиницы и какие ещё документы нужны, чтобы всё прошло гладко.

Какие документы нужны для отчёта после командировки

После командировки сотрудник должен предоставить все документы, подтверждающие поездку. Сюда входят:

• авиа, ж/д, транспортные билеты;
• справка о проживании в гостинице или договор аренды квартиры;
• авансовый отчёт — по нему бухгалтерия подтвердит расходы сотрудника в командировке и правомерность выданного аванса. Отчёт нужно заполнять согласно своим тратам.

Разберём эти документы и всё, что должно быть в них указано.

Справка о проживании в гостинице: зачем нужна и как получить

Этот документ служит официальным доказательством того, что сотрудник действительно находился в месте командировки в определённые даты. А ещё документ фиксирует сумму, потраченную на проживание — это нужно для корректного учёта командировочных расходов.

Справка может потребоваться не только для внутреннего отчёта перед бухгалтерией, но и для налоговых целей. Например, если компания учитывает командировочные расходы в уменьшении налогооблагаемой базы, подтверждающие документы обязательны. Во время налоговой проверки отсутствие справки может привести к доначислению налогов и штрафам.

Кроме того, некоторые организации используют справку о проживании для отчётности перед клиентами или партнёрами, если командировка была связана с выполнением контрактных обязательств. Таким образом, этот документ не просто формальность, а важная часть финансовой и юридической отчётности.

Какая информация должна быть в справке

Чтобы справка имела юридическую силу и была принята бухгалтерией, в ней должны содержаться эти реквизиты:

1. Полное наименование гостиницы и её юридические данные: адрес, ИНН, ОГРН (если требуется). Эти сведения помогают идентифицировать организацию, выдавшую документ, и убедиться в его подлинности.
2. Персональные данные сотрудника: его фамилия, имя и отчество. Это подтверждает, что проживание было оформлено именно на него, а не на третье лицо.
3. Даты заезда и выезда — они должны соответствовать периоду командировки, указанному в приказе.
4. Стоимость проживания. Сумма должна быть прописана цифрами и прописью, а также сопровождаться указанием на НДС, если гостиница работает с этим налогом. Это позволяет бухгалтерии правильно учесть расходы и при необходимости принять их к налоговому вычету.
5. Подпись ответственного лица — обычно это администратор или управляющий гостиницы — и печать организации.

Как получить справку

Лучше запросить документ сразу при заселении. Для этого достаточно сказать на ресепшене, что вам нужна справка для отчёта о командировке, и уточнить, в какой момент её лучше оформить. В некоторых отелях справку выдают только при выезде, поэтому важно не забыть подойти за ней перед отъездом.

Если по каким-то причинам получить справку при выезде не удалось, например вы спешили на рейс или администрация была занята, её можно запросить позже по электронной почте. В письме с запросом нужно указать свои данные, даты проживания и номер брони. Некоторые отели могут потребовать письменное заявление или даже копию паспорта для подтверждения личности.

В последние годы всё больше гостиниц переходят на электронный документооборот. В этом случае справка может быть отправлена вам в виде PDF-файла с электронной подписью. Такой документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но перед сдачей в бухгалтерию стоит уточнить, принимает ли она подобный формат.

Что делать, если гостиница отказывается выдавать справку

Причины отказа могут быть разными: от отсутствия бланков до нежелания оформлять дополнительные документы. В таком случае стоит попробовать решить вопрос мирным путём — попросить оформить справку в свободной форме или предоставить чек с печатью, в котором указаны те же данные (реквизиты гостиницы, Ф. И. О. гостя, даты проживания и сумма оплаты).

Если и это невозможно, запросите официальное письмо от гостиницы с объяснением причины отказа. Такой документ поможет в переговорах с бухгалтерией, которая может пойти навстречу и принять альтернативные доказательства проживания. Например, подтверждением могут служить:

• электронное письмо от гостиницы с подтверждением бронирования;
• банковская выписка с операцией оплаты;
• скриншоты из личного кабинета на сайте бронирования.

Чеки и квитанции: какие сохранять

Прежде всего, необходимо сохранять все документы, связанные с основными расходами на поездку.

Проездные документы — это основа для подтверждения командировки. К ним относятся авиа- и железнодорожные билеты, билеты на автобус или другой транспорт. Даже если билет электронный, лучше распечатать его или сохранить в формате PDF, так как некоторые бухгалтерии требуют бумажные копии. Если вы покупали билет через приложение или сайт, убедитесь, что на нём есть отметка об использовании (например, посадочный талон с QR-кодом).

Чеки за питание — если компания компенсирует расходы на еду, сохраняйте чеки из кафе, ресторанов или супермаркетов. Важно, чтобы на них была указана дата и сумма. В некоторых организациях действуют лимиты на суточные, поэтому уточните заранее, какие расходы можно включить в отчёт.

Помимо основных затрат, в командировке часто возникают сопутствующие расходы, которые также могут компенсировать, если в компании это принято. К таким расходам относятся следующие.

Транспортные расходы — если вы пользовались такси, метро или каршерингом, сохраняйте чеки. В случае с такси это может быть бумажный чек или электронный (например, из приложения). Для каршеринга подойдёт выписка из личного кабинета с детализацией поездки.

Рабочие расходы — к ним относятся, например, оплата бизнес-зала в аэропорту, печать документов, покупка канцелярии или SIM-карты для интернета. Если эти траты связаны с выполнением рабочих задач, их можно включить в отчёт, но лучше заранее согласовать это с руководством.

Мелкие бытовые расходы — иногда в поездке возникают незапланированные траты: лекарства, химчистка или экстренные покупки. Теоретически их тоже можно заявить к возмещению, но только если они обоснованы и согласованы с работодателем.

Как правильно хранить чеки и что делать, если они потерялись

Чеки имеют свойство выцветать или теряться, поэтому лучше сразу делать их копии. Можно фотографировать каждый чек и сохранять в облаке или отправлять себе на почту.

Если чек всё же потерялся, есть несколько способов восстановить информацию:

• банковская выписка — если оплата была по карте, можно запросить детализацию операций в банке;
• электронные подтверждения — многие сервисы (например, такси или отели) присылают чеки на email;
• договор или счёт — если это крупная трата (например, аренда жилья), можно запросить дубликат документов у продавца.

Что нельзя включать в отчёт

• Алкоголь (если только он не был куплен для делового ужина с клиентом).
• Личные покупки (сувениры, одежда, развлечения).
• Штрафы (например, за превышение скорости или парковку в неположенном месте).

Как составить авансовый отчёт

Авансовый отчёт — основной документ отчётности по расходам в командировке, именно по нему работодатель проверяет целевое расходование выданного аванса и возмещает затраты. К этому отчёту должно прилагаться следующее:

• проездные документы;
• справка о проживании в гостинице;
• чеки на дополнительные расходы.

Важно помнить, что все документы должны быть читаемыми, содержать даты и суммы, соответствующие периоду командировки.

Такой отчёт предоставляется сотрудником в сроки, которые определил работодатель — обычно это не дольше 3–5 рабочих дней после возвращения из командировки. Если сроки нарушены, бухгалтерия может отказать в дополнительных выплатах и удержать сумму аванса из зарплаты, но это крайние меры.

Если сотрудник по уважительным причинам не успевает собрать все документы в срок, например ждёт справку из гостиницы, он может подать авансовый отчёт с пояснительной запиской, а недостающие бумаги донести позже. Но такой вариант нужно заранее согласовать с бухгалтерией.

Частые ошибки при заполнении авансового отчёта

Составление отчёта кажется простым, но сотрудники часто допускают досадные ошибки. Поэтому перед тем, как передать документ бухгалтеру, проверьте:

1. Даты в приказе о командировке, в отчёте и билетах. Все они должны совпадать.
2. Чеки. Есть ли основные — на проживание, дополнительные расходы, транспорт.
3. Правильное оформление документов. На справке из гостиницы должна быть печать, а на электронном билете на поезд — отметка об использовании.
4. Форма документа. Проверьте, нет ли в вашей компании специально разработанного бланка для авансового отчёта. Если есть, заполняйте именно его — отчёт в свободной форме не подойдёт.