Как получить компенсацию за аренду квартиры в командировке: список отчётных документов

30 сентября 2025

6 минут на чтение

Как получить компенсацию за аренду квартиры в командировке: список отчётных документов

Во время командировки сотрудник не обязательно должен жить в гостинице — он может снять квартиру. Главное — предоставить документы, которые подтвердят расходы. Это нужно, чтобы работодатель компенсировал траты на проживание. Подготовьте отчёт независимо от того, выдала ли вам компания деньги до вашего отъезда, или она будет возмещать расходы после. Рассказываем, какие документы предоставить, чтобы у бухгалтерии не возникло вопросов и проблем с оплатой.

Какие документы подтверждают расходы на проживание

Если вы снимали квартиру посуточно, нужны документы, соответствующие статусу арендодателя: ООО, ИП или самозанятому.

Договор аренды жилья

Для ООО, ИП и самозанятых.

Договор аренды нужен в любом случае. Он заключается между арендодателем и сотрудником или работодателем.

Что в нём указать, зависит от статуса арендодателя. Так, ООО и ИП должны вписать свои ИНН и ОГРН, а самозанятый может ограничиться паспортными данными. Подписи обеих сторон обязательны. Также в документе надо указать полный адрес квартиры, даты проживания и стоимость аренды — она должна совпадать с фактическими расходами. Дополнительно можно прописать сроки выдачи платёжных документов.

Для самозанятых договор не является первичным документом, без чека об оплате он не имеет силы. Если вы предоставите договор, но не отдадите в бухгалтерию чек, расходы вам не компенсируют.

Акт приёма-передачи квартиры или оказанных услуг

Для ООО и ИП.

ООО оформляют акт приёма-передачи квартиры, а ИП — акт оказанных услуг. Документ подтверждает факт проживания. Проверьте, чтобы арендодатель указал в нём даты проживания, сумму и услугу.

Самозанятый тоже может составить акт или расписку. Это необязательно, но желательно и станет дополнительным подтверждением того, что арендодатель оказал услугу, а вы ею воспользовались.

Счёт

Для ООО и ИП.

Счёт на оплату с выделением НДС составляют ООО на общей системе налогообложения. ООО на УСН или ЕСХН добавляют в счёт фразу «Без НДС» или «НДС не облагается». Если вашему работодателю важно возместить НДС, арендуйте жильё у поставщиков на ОСНО или у самозанятых.
Счёт-фактура нужна ИП на ОСН. А индивидуальные предприниматели на УСН без НДС могут её не выставлять.

В счёте указывают реквизиты ООО или ИП и сумму.

Самозанятые арендодатели тоже могут выставлять счёт — функция есть в приложении «Мой налог». Но для подтверждения ваших расходов это не нужно.

Чеки и квитанции

Для ООО, ИП и самозанятых.

Чек подтверждает, что вы оплатили услугу, так что работодатель должен компенсировать траты. Варианты подтверждающих документов могут быть разными:

кассовый чек — если вы арендовали квартиру у ООО или ИП и оплатили проживание наличными;
бланк строгой отчётности — если вы арендовали квартиру у ООО и оплатили проживание наличными, а арендодатель не может выдать кассовый чек;
квитанция ПД-4 — если вы арендовали квартиру у ИП и оплатили проживание наличными, а предприниматель не может выдать кассовый чек;
платёжное поручение — если вы арендовали квартиру у ООО и оплатили услугу безналичным расчётом, при этом в документе должно быть указано назначение платежа;
чек из приложения «Мой налог» — если вы арендовали квартиру у самозанятого, при этом в документе должны быть указаны Ф. И. О. и ИНН арендодателя, дата и назначение платежа («аренда жилья»). Его бывает достаточно, чтобы бухгалтерия учла и компенсировала траты.

ИП на УСН, которые не платят НДС, могут выдать упрощённую квитанцию с подписью и печатью. А самозанятые плюсом к чеку могут написать расписку, чтобы подтвердить безналичную оплату.

Если оплачиваете аренду через сервис поиска жилья, то приложите к остальным документам подтверждение бронирования и платёжную выписку с сайта.

Перед бронированием свяжитесь с арендодателем и спросите, есть ли у него статус ИП, ООО или самозанятого, может ли он выдать договор и акт, а после сформировать чек.

Какую сумму может возместить работодатель

Нельзя снять загородный дом и ждать, что компания оплатит вам расходы. Есть лимиты. Например, сотрудникам федеральных учреждений РФ возмещают до 550 рублей в сутки, компенсация военнослужащим зависит от звания. Если вы работаете в региональных государственных органах, уточняйте лимиты у руководителя или на сайте местной администрации.

В коммерческих компаниях ограничения устанавливает работодатель и закрепляет в коллективном договоре или локальном акте. Если жильё стоит дороже, чем указано в одном из этих документов, вам могут не возместить разницу.

В каких случаях можно не предоставлять отчётные документы за проживание в квартире

Чаще всего сотрудник должен предоставлять работодателю документы, чтобы получить компенсацию. Но в любом правиле есть исключения:

Ваша компания сама связалась с арендодателем, перечислила ему оплату и получила документы.
Вы жили в служебной квартире. Она уже принадлежит работодателю, поэтому дополнительно не оплачивается.
Вы сняли апартаменты. Это нежилое помещение, поэтому расходы за проживание компенсировать не получится.
Вы попали в стационар. В этом случае нужно выселиться из квартиры и уже не оплачивать её. Если вы заболели, но остались в арендованной квартире, работодатель продолжит компенсировать проживание, значит нужно будет собрать отчётные документы.
Вы могли ночевать дома. Например, уехали в командировку на один день или же место командировки находится рядом с местом вашего проживания.

Когда нет возможности предоставить документ о проживании, составьте служебную записку и напишите в ней, почему у вас нет договора, акта, счёта или чека.

Как оформить отчётные документы для командировочных

Главное правило — успеть подать авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Приложите к нему все документы, которые подтвердят ваши расходы.

Не помешает проконсультироваться с сотрудниками бухгалтерии вашей компании, чтобы они дали точную инструкцию, как оформлять документы. В разных организациях и список документов, и формат их оформления могут различаться.

Работа с отчётными документами для проживания удобнее с сервисом Яндекс Командировки. Все билеты и ваучеры хранятся в одном месте, а чеки можно не собирать. К тому же через сервис легко заказывать продукты и вызывать такси.

Подключить

Образцы договора аренды посуточно

Скорее всего, у арендодателя уже есть свой образец документов. Но если нет, предложите воспользоваться одним из этих:

образец договора краткосрочного найма жилого помещения;
образец договора аренды жилого помещения между физическим лицом и юридическим;
образец договора аренды квартиры между физическими лицами;
образец договора найма жилого помещения между физическими лицами.

Другой вариант — обратитесь в бухгалтерию, где вам предоставят шаблон, принятый в вашей компании.

Также можете посмотреть образец акта передачи квартиры из аренды и образец акта приёма-передачи квартиры по договору найма.

Каких частых ошибок стоит избегать

Из-за ошибок в документах работодатель может отказать работнику в компенсации, поэтому будьте внимательны. Вот какие документы могут не принять в бухгалтерии:

Без обязательных данных. Например, если в договоре или расписке нет Ф. И. О. или ИНН работодателя, адреса квартиры или дат проживания. Или если в чеке не указано назначения платежа и ваших Ф. И. О.
Без подтверждения оплаты. Когда у сотрудника на руках только договор или он вообще обсуждал вопрос оплаты устно, бухгалтерия вправе не компенсировать траты.
С ошибками. Например, когда неверно указаны даты поездки или адрес.
Неофициальные. Переписка на почте или в мессенджере не подходит для бухгалтерии.

Компания имеет право отказать в компенсации, если вы превысили лимит. Так, если на проживание в сутки заложено 2000 ₽, а вы потратили 3000 ₽, то 1000 ₽ придётся заплатить самостоятельно.

Когда в компании нет лимита или он высокий, всё равно сравнивайте стоимость жилья. Сотрудники бухгалтерии могут заинтересоваться, если вы сняли квартиру по цене заметно выше рыночной. Когда стоимость действительно поднялась, обоснуйте это. Возможно, дело в высоком сезоне. Или в городе, куда вы едете, проходит международный фестиваль и арендодатели хотят заработать больше.

Как правильно собрать документы: шпаргалка

Что надо запросить:

ООО — договор, акт, счёт, платёжный документ;
ИП — договор, акт, счёт, платёжный документ;
самозанятый — чек из приложения «Мой налог», договор или расписка по желанию.

Если сомневаетесь, согласуйте образцы документов с бухгалтерией до оплаты поездки.

Чтобы избежать проблем

работайте только с легальными арендодателями (ИП, ООО, самозанятые);
проверяйте чеки: у ИП и ООО — кассовый чек, бланк строгой отчётности, квитанция или платёжное поручение, у самозанятых — только «Мой налог»;
следите за ценами на жильё — они должны быть рыночными;
проверяйте данные в договоре — в нём должны быть адрес, сумма, реквизиты сторон, даты проживания;
сверяйте данные в документах — даты и суммы в договоре и платёжном документе должны совпадать;
соблюдайте лимиты компании — заранее посмотрите, какие расходы на проживание указаны во внутренних нормативах.