Назад Как оформить приказ о продлении командировки
Продление командировки может понадобиться в самых разных случаях: например, если сотрудник заболел в поездке и несколько дней провёл на больничном или если у него не получилось выполнить все назначенные задачи в срок. По решению руководства сотрудник может остаться в командировке ещё на некоторое время, чтобы закончить работу. В статье разбираем, как бухгалтеру правильно оформлять продление в разных случаях, и приводим образец приказа.
В каких случаях продлевают командировку
В Трудовом кодексе не зафиксированы конкретные причины, но обычно компании фиксируют такие детали в своих локальных нормативных актах. Вот наиболее частые причины продления командировки:
- Неправильная оценка объёма работ — начальство или сам сотрудник не учли, что задачи могут оказаться более трудоёмкими, чем кажется, и сроки работ затянулись.
- Незапланированные задачи — во время поездки появляются новые поручения для сотрудника на месте.
- Болезнь — сотрудник несколько дней провёл на больничном и не успел выполнить свои обязанности в срок. Но при этом он выздоровел, закрыл больничный лист и готов продолжить работу.
- Непредвиденные обстоятельства — например, резкое увеличение объёма работы или форс-мажор.
- Проблемы с транспортом — если сотрудник не смог приобрести обратные билеты по уважительной причине.
- Ошибка сотрудника — сотрудник по своей вине, например из-за некомпетентности, не выполнил рабочие поручения за время поездки.
Как продлить командировку: пошаговая инструкция
Шаг 1. Инициировать продление командировки
Это может сделать либо работодатель, либо сам сотрудник. В зависимости от этого различается порядок оформления документов.
Если инициатива исходит от работодателя: непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора.
В записке указываются:
- веские причины продления (необходимо завершить работы, перенеслась деловая встреча и т. д.);
- новый срок командировки.
Если сотрудник просит о продлении: он пишет заявление в свободной форме на имя руководителя. В заявлении указываются:
- причины продления (болезнь, увеличение объёма работ, проблемы с транспортом и др.);
- подтверждающие документы (медицинская справка, письмо от контрагента и пр.);
- желаемый срок продления.
Шаг 2. Издать приказ о продлении командировки
На основании служебной записки или заявления сотрудника издаётся приказ о продлении командировки.
Что должно быть в приказе:
- Ф. И. О. и должность командированного сотрудника;
- реквизиты первоначального приказа о командировке;
- обоснование причин продления;
- новые даты командировки (начало и окончание);
- поручение бухгалтерии о перерасчёте командировочных выплат;
- подпись руководителя и сотрудника.
Важно! Унифицированной формы приказа не существует — организация разрабатывает его самостоятельно. Но он должен содержать все перечисленные выше элементы.
Шаг 3. Уведомить сотрудника
Например, заранее показать сотруднику под подпись приказ или отправить официальное письмо по электронной почте.
В уведомлении указываются:
- причины изменения сроков, например запрос контрагента или изменение списка задач для командировки;
- новые даты поездки;
- информация об изменениях в командировочных расходах.
На какие ещё документы следует обратить внимание бухгалтеру
При продлении командировки необходимо скорректировать несколько бухгалтерских и кадровых документов, чтобы соблюсти требования трудового и налогового законодательства. Рассмотрим основные изменения.
Авансовый отчёт
Авансовый отчёт (по форме № АО-1 или по корпоративному шаблону) должен отражать фактические расходы, включая дополнительные дни командировки.
Отчёт заполняет сотрудник, а бухгалтеру нужно проверить:
- указаны ли дополнительные расходы (проживание, проезд, суточные за продлённые дни);
- есть ли подтверждающие документы: новые билеты, дополнительные чеки из отеля.
Бухгалтеру также при заполнении своей части отчёта нужно указать увеличенную сумму суточных.
- Если сотрудник получил аванс, которого не хватило на продлённые дни, нужно оформить дополнительную выдачу средств (новый расходный кассовый ордер или платёжное поручение).
- Если остался неизрасходованный аванс, его нужно вернуть в кассу или зачесть в счёт будущих выплат.
Командировочные расходы (включая продлённые дни) учитываются в расходах при условии, что они документально подтверждены.
Кадровые документы
Табель учёта рабочего времени — отмечаются дополнительные дни командировки (код 06 по унифицированной форме или корпоративному стандарту);
График отпусков/командировок — корректируется, если продление затрагивает другие рабочие процессы.
Дополнительные документы (при необходимости)
Дополнительное соглашение к договору — нужно, если командировка связана с исполнением контракта и сроки меняются.
Корректировка сметы (для бюджетных организаций).
Когда требуется согласие работника
В большинстве случаев работодатель вправе продлить срок командировки без согласия работника. Такое возможно, например, при переносе деловых переговоров или в непредвиденных обстоятельствах. В этом случае издаётся стандартный приказ о продлении командировки.
Однако есть сотрудники, которые могут отказаться от продления командировки (ст. 259 ТК РФ):
- родители детей дошкольного возраста (до 3 лет) и одинокие родители детей до 14 лет;
- сотрудники, воспитывающие ребёнка-инвалида;
- работники, ухаживающие за больными членами семьи;
- многодетные родители (при наличии троих и более детей, если младшему не исполнилось 14 лет);
- инвалиды (при наличии медицинских противопоказаний для продолжения командировки);
- сотрудники с детьми до 14 лет, чьи супруги находятся на военной службе или работают вахтовым методом.
Продлить командировку таким сотрудникам возможно только с их письменного согласия.
Какие ошибки могут возникнуть при оформлении
Ошибки могут привести к проблемам с налоговой, трудовыми спорам и финансовым потерям. Разберём самые распространённые нарушения и способы их избежать.
| Ошибка | Как предотвратить |
|---|---|
| Ошибки, которые могут привести к проблемам с ФНС | |
| Бухгалтерия принимает авансовый отчёт без новых билетов, чеков из отеля или приказа о продлении. Это приводит к доначислениям налогов при проверке |
|
| Командировочные расходы за продлённые дни не включаются в расходы по налогу на прибыль из-за отсутствия обоснования | Убедиться, что продление связано с производственной необходимостью (например, есть служебная записка с объяснением причин) |
| Ошибки, которые могут привести к спорам с командированным сотрудником | |
| Работодатель продлевает командировку в одностороннем порядке, не учитывая права отдельных категорий работников (например, родителей малолетних детей). Это может привести к жалобам в трудовую инспекцию |
|
| Работника не уведомляют в письменной форме о продлении, из-за чего он может отказаться от дальнейшей командировки |
|
| Сотрудник не получает вовремя суточные и компенсацию за проживание, что ухудшает его финансовое положение |
|
Копировать ссылку 
Вконтакте 
Одноклассники 
Telegram 
