Назад

Служебная записка на командировку: как оформить и согласовать

Командировать сотрудника — значит заполнить десятки документов. Например, служебную записку. Расскажем, в каких случаях она нужна и как правильно её оформить.

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка — это внутренний документ компании, который нужен, чтобы официально оформить сотрудника в командировку или подтвердить уже совершённую поездку. Она становится основанием для оформления поездки, авансовых выплат, компенсации расходов.

В записке указывают:

• причину командировки — цель и задачи;
• дату и место — сроки, город, организацию;
• предполагаемые или фактические расходы — проезд, проживание и др.;
• обоснование необходимости поездки.

Например: «Прошу направить меня в командировку в г. Минск с 15.08.2025 по 18.08.2025 для участия в конференции „Цифровые технологии в бизнесе“. Ориентировочные расходы: авиабилеты — 22 000 руб., гостиница — 10 000 руб.».

Ситуации, когда требуется служебная записка

• Если это указано во внутренних локальных актах: тогда оформлять служебку сотрудник должен перед каждой командировкой.
• Если нужно подтвердить расходы: например, у сотрудника нет документов, подтверждающих расходы (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Так, если он поехал на личном автомобиле, то в служебке указывает траты на топливо.
• Если фактические данные не совпали с данными в приказе: например, вместо забронированной гостиницы сотруднику пришлось переночевать в арендованной квартире или командировка продлилась не пять дней, а неделю, и теперь надо согласовать превышение лимита на проживание.

Цель служебки — проинформировать о командировке, её особенностях и сопутствующих тратах. Составлять документ желательно, но необязательно.

В чём отличие служебной записки от других документов

Служебная записка обычно не заменяет другие документы, а дополняет их.

Отличие служебной записки от приказа

Приказ — это распорядительный документ. Его издают на основании служебной записки.

В чём отличия:

• цель приказа — официально оформить деловую поездку. Он имеет большую юридическую силу, без него нельзя отправить сотрудника в командировку;
• приказ исходит от руководителя компании — нельзя составить приказ самостоятельно или доверить написание руководителю направления.

Кроме того, при оформлении приказа нужно соблюдать регламент.

Отличие служебной записки от заявления

Заявление — документ, в котором сотрудник просит отправить себя или своего специалиста в командировку.

В чём отличия:

• цель заявления — попросить руководителя о командировке. Это не официальный, а скорее личный документ, который подаёт работник;
• заявление — обязательный документ, если инициатива исходит от работника;
• форма оформления чёткая, документ имеет строгую структуру.

Если это прописано в локальных актах компании, то служебка может заменить заявление.

Отличие служебной записки от рапорта

Рапорт на командировку — документ, который используют силовые структуры и ведомства, преимущественно при оформлении служебных поездок военнослужащих. Для них это обязательный документ: строгая иерархия требует, чтобы все действия были чётко оформлены. К тому же конфиденциальность информации и особые условия службы требуют усиленного контроля.

В чём отличия:

• рапорт имеет чёткую структуру, которая позволяет руководству быстро оценить суть обращения;
• рапорт используется не везде. Но он нужен в таких организациях, как МВД РФ (центральный аппарат, территориальные органы, медучреждения и различные подразделения), ФСБ, во ФСИН, в военной прокуратуре, пограничной службе, таможенных органах и спасательных службах. В коммерческих компаниях он не нужен;
• рапорт нужен не для оформления командировки и согласования поездки — это доклад начальству, подотчётный документ, который нужно регистрировать и который хранится в личном деле сотрудника.

Отличие служебной записки от заявки на командировку

Заявка на командировку — формальный документ для планирования командировки. Зачастую сотрудники заполняют его в электронном виде, а затем передают в кадровый отдел или бухгалтерию.

В чём отличия:

• заявка нужна для технического оформления поездки. Например, когда в компаниях автоматизированный учёт или нужно забронировать билеты и отели через корпоративный сервис;
• заявка нужна только для внутреннего учёта и не имеет особой юридической силы. В ней содержатся технические данные, например номер рейса, адрес съёмной квартиры, реквизиты подотчётных сумм;
• заявка имеет стандартизированную форму и чёткие параметры. В ней минимум информации.

Документы используются параллельно, но иногда заявка может заменить служебную записку. Например, когда в компании есть электронный портал для оформления командировок, процесс согласования поездок формализован, а параметры стандартизированы. Ещё заявку можно принять без служебки, если маршрут и цели командировки постоянно повторяются, сроки и условия определены заранее, а дополнительное обоснование трат не требуется. Но для такой замены в организации должен быть регламент, где прописана такая возможность.

Как заполнить служебную записку о направлении в командировку

Служебную записку на командировку предоставляет сотрудник или его руководитель. Она имеет свободный формат, может содержать аналитику и обоснования. Вы можете создать свой шаблон, но учитывайте законодательные нормы.

Обязательные реквизиты документа

• данные составителя: Ф. И. О. и должность;
• данные получателя: Ф. И. О. и должность — это должен быть начальник сотрудника или специалист, который направил работника в командировку;
• название документа;
• дата составления;
• причина поездки;
• город назначения;
• способ проезда. Если это личный транспорт, то надо указать модель и госномер автомобиля;
• длительность поездки — только сроки, без указания рабочих и выходных дней;
• особые ситуации, например если командировка продлилась дольше или пришлось поменять место жительства;
• перечень прилагаемых документов — все изложенные в служебке факты нужно подтвердить, например чеками или справками с печатью на фирменном бланке.

Особенности оформления для разных целей командировки

Так как служебная записка о направлении в командировку не имеет шаблона, то нет образцов под каждую цель. Но есть пункты, которые стоит указать:

• если сотрудник собирается ехать в командировку на личном авто: дата отъезда и приезда, марка, модель и госномер машины;
• если командировка отменилась, сократилась или продлилась: актуальные сроки и причина изменений, например в связи с болезнью руководителя принимающей организации. При переносе сроков нужен новый приказ;
• если сотрудник заболел: медицинское заключение, дополнительно нужно приложить больничный лист;
• если сотрудник едет в заграничную командировку: после возвращения нужно написать служебку и приложить к ней копию загранпаспорта с отметкой о пересечении страны, проездной билет или отметку в путевом листе.

Когда в командировку едет директор организации, записка не нужна, если так написано во внутренних локальных актах компании.

Чаще всего служебную записку готовят до командировки. Но если во время поездки что-то пошло не по плану, то служебку предоставляют после — в ней описывают ситуацию.

Сроки и место командировки

Специальных правил для указания сроков и места командировки нет. Но есть рекомендации:

• сроки — точные даты и продолжительность с учётом времени на дорогу;
• место — точное название населённого пункта и организации, можно с адресом.

Нельзя использовать сокращения без официального утверждения или писать приблизительные даты.

Прилагаемые документы

Любые документы, которые подтвердят траты. Например, счёт с АЗС и квитанция от арендодателя. Без чеков расходы на транспорт могут подтвердить путевой и маршрутный листы с указанием маршрута, а заодно фотография страницы руководства по эксплуатации автомобиля, на которой указан средний расход топлива.

Когда нет документов, подтверждающих данные о проживании, специалист может оставить контакты собственника жилья. А для подтверждения сроков командировки — контакты руководителя компании, с которой взаимодействовал в поездке.

Если работник покупал бензин по корпоративной карте, то нужно приложить выписку со счёта. При аренде машины прикрепляют договор с арендодателем, выписку со счёта и чек из приложения «Мой налог», если арендодатель — самозанятый.

Частые ошибки при составлении

• В реквизитах: нет шапки, реквизиты указаны неверно или не полностью, нет заголовка, даты или других пунктов.
• В содержании: нечётко сформулирована цель командировки, факты изложены неверно, нет конкретики, есть лишняя информация.
• В оформлении: шрифт не читается, в документе нет абзацев, пункты изложены через запятую, а не в формате списка.
• В организации: неправильное обращение к адресату, нет согласования с руководителем, нарушена иерархия в согласовании.
• В стилистике: использован разговорный стиль.

В записке указывают чёткие сроки, подробную цель, полный расчёт расходов с разбивкой по статьям. Тон официальный, без лишних подробностей.

Образец служебной записки на командировку сотрудника в 2025 году в формате PDF

В каком порядке согласовывать и утверждать записку

1. Прямой руководитель сотрудника проверяет обоснованность поездки, соответствие бюджету и корректность маршрута.
2. HR-отдел проверяет, соблюдены ли нормы трудового законодательства и можно ли отправить специалиста в командировку.
3. Финансовый отдел уточняет обоснованность расходов, соответствие бюджетных ограничений, корректность расчёта суточных и проверяет смету.
4. Руководитель, уполномоченный подписывать приказы о командировках (генеральный директор, начальник подразделения и др.), согласовывает командировку.

Порядок можно прописать во внутренних правилах компании. Обычно сотрудник готовит служебку, подписывает и отдаёт на согласование.

Кто ещё должен подписать служебную записку, зависит от условий поездки. Например, служба безопасности смотрит документ, если сотрудник посещает режимные объекты.

Обычно на согласование уходит до трёх рабочих дней. Но когда подписать документ должны в нескольких подразделениях, срок может увеличиться до недели. Если нет возможности ждать, на это указывают в записке, чтобы её рассмотрели в первую очередь.

Можно ли предоставить электронный вариант служебной записки

Составлять служебки в электронном виде не запрещено законом. Но есть условия:

• у сотрудников должна быть квалифицированная электронная подпись;
• в организации должна действовать система электронного документооборота (ЭДО) и регламент ЭДО;
• порядок использования ЭДО должен быть согласован с контрагентами.

Оформление и согласование служебной записки в электронном виде не отличается от работы с бумажным документом.

Юридическая сила электронного документа

Электронный документ равнозначен бумажному, если соблюдены указанные выше условия. Вдобавок компания должна обеспечить безопасность хранения документов, делать резервное копирование и следить за сроками действия электронных подписей.

Чтобы не было вопросов, пропишите в корпоративном регламенте возможность электронного документооборота, уточните в нём, какие документы можно подписывать в электронном виде. А после обучите специалистов.

Частые вопросы по оформлению

Служебная записка — простой в оформлении документ, но могут остаться вопросы.